Czy wiesz, że podczas wyjazdu służbowego przysługuje Ci dodatkowe świadczenie, którego zadaniem jest pokrycie Twoich kosztów związanych z podrożą? Mowa o diecie, czyli ryczałcie, który ma zrekompensować m.in. wydatki na wyżywienie, dojazdy czy zakwaterowanie. Ale żeby ją otrzymać muszą zostać spełnione konkretne warunki. Co więcej, wysokość diety nie jest stała – zależy od długości delegacji, miejsca jej odbywania, a nawet od tego czy masz zapewnione posiłki i nocleg. Ile wynosi dieta w delegacji krajowej i zagranicznej? Sprawdź!
To również Cię zainteresuje: Jak rozliczać delegacje krajowe i zagraniczne?
Dieta w delegacji – dowiedz się:
Kiedy przysługują diety krajowe?
Dieta krajowa należy Ci się wtedy, gdy jesteś oddelegowany do wykonania obowiązków służbowych poza miejscem pracy, ale tylko wtedy, gdy taka podróż trwa co najmniej 8 godzin. To ważne, ponieważ dieta ma na celu pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia, jakie ponosisz w delegacji, więc nie obowiązuje automatycznie przy każdym wyjeździe.
Ile wynosi dieta w Polsce i jak ją obliczyć?
Podstawą do wyliczenia kwoty, która otrzymasz, jest całkowity czas trwania delegacji – liczony nieprzerwanie od chwili rozpoczęcia wyjazdu aż do jego zakończenia. W praktyce oznacza to, że inaczej rozlicza się delegację jednodniową, a inaczej taką, która trwa kilka dni.
Jeśli Twój wyjazd trwa jeden dzień:
- od 8 do 12 godzin – otrzymasz połowę pełnej stawki diety;
- powyżej 12 godzin – przysługuje Ci dieta w pełnej wysokości.
W przypadku dłuższej delegacji, przekraczającej jedną dobę:
- za każdą pełną dobę otrzymasz 100 proc. diety;
- jeśli ostatni (lub pierwszy) dzień delegacji trwa mniej niż 8 godzin – przysługuje Ci 50 proc. diety;
- jeżeli ten dzień trwa powyżej 8 godzin – masz prawo do pełnej stawki.
W skrócie: im dłużej jesteś w drodze, tym większe prawo do rekompensaty za posiłki i wydatki. Dlatego tak istotne jest, abyś dokładnie dokumentował godziny rozpoczęcia i zakończenia wyjazdu służbowego – od tego zależy Twoje wynagrodzenie z tytułu diety.
Delegacja krajowa dieta – ile wynosi dieta pracownicza?
Od 1 stycznia 2023 roku obowiązuje nowa stawka diety krajowej. Jeśli więc wybierasz się w podróż służbową po Polsce, możesz liczyć na konkretne świadczenia finansowe, które mają pokryć Twoje podstawowe wydatki.
Ile wynosi dieta w delegacji krajowej? Obecnie to:
- 45 zł – pełna dieta dzienna;
- 67,50 zł – ryczałt za nocleg (czyli 150 proc. diety);
- 9 zł – ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów lokalnych (20 proc. diety).
Musisz jednak pamiętać, że podane kwoty mogą ulec pomniejszeniu, jeśli w czasie delegacji masz zapewnione darmowe posiłki. O ile? To zależy od rodzaju posiłku:
- bezpłatne śniadanie lub kolacja – zmniejszają dietę o 25 proc. każda;
- bezpłatny obiad – zmniejsza dietę aż o 50 proc.
Wysokość diety krajowej nie może być niższa niż ustawowo określona kwota obowiązująca pracowników sfery budżetowej. Pracodawca może jednak wprowadzić wewnętrzne regulacje, które zwiększają wysokość diety na korzyść pracownika.
Ile wynosi ryczałt za nocleg?
Jeśli podczas delegacji nocujesz w hotelu lub innym obiekcie świadczącym usługi noclegowe, masz prawo ubiegać się o zwrot kosztów noclegu, jednak pod pewnymi warunkami. Kluczowy jest rachunek, który musisz przedstawić pracodawcy jako dowód poniesionego wydatku. Pamiętaj jednak, że maksymalna kwota zwrotu nie może przekroczyć 900 zł za dobę, czyli dwudziestokrotności obowiązujące stawki diety. Wyjątki od tego limitu są możliwe, ale tylko w naprawdę uzasadnionych sytuacjach.
Zwróć też uwagę, że pracodawca może odmówić zwrotu kosztów noclegu, jeśli uzna, że miałeś realną możliwość powrotu do miejsca stałego lub czasowego pobytu jeszcze tego samego dnia. W takim przypadku uzasadnienie delegacji z noclegiem może zostać zakwestionowane.
A co w sytuacji, gdy pracodawca nie zapewni Ci noclegu, a Ty nie przedstawisz rachunku? Wówczas przysługuje Ci ryczałt za nocleg w wysokości 150 proc. diety, czyli 67,50 zł za dobę. Ryczałt ten jest wypłacany właśnie po to, abyś mógł pokryć koszty prywatnego noclegu np. w tanim pensjonacie czy wynajętym pokoju.
Zobacz dodatkowo:
Dieta – delagacja zagraniczna
Jeśli wyjeżdżasz służbowo poza granice Polski, przysługuje Ci dieta zagraniczna, której celem – podobnie jak w przypadku delegacji krajowej – jest pokrycie zwiększonych kosztów utrzymania w czasie podróży. Ile wynosi dieta zagraniczna? Jej wysokość zależy od kraju docelowego oraz od sposobu, w jaki się tam dostaniesz.
Jak liczy się czas trwania delegacji zagranicznej? Moment jej rozpoczęcia i zakończenia uzależniony jest od wybranego środka transportu:
- Komunikacja lądowa (np. samochód, autobus, pociąg): podróż służbowa zagraniczna zaczyna się w momencie przekroczenia granicy Polski i kończy z chwilą powrotnego jej przekroczenia. Czas spędzony na terenie kraju traktowany jest jako delegacja krajowa i również trzeba go rozliczyć osobno.
- Komunikacja lotnicza: delegacja zaczyna się w chwili startu samolotu z ostatniego lotniska w Polsce, a kończy w momencie lądowania na pierwszym lotnisku po powrocie do kraju.
- Komunikacja morska: delegacja rozpoczyna się w chwili wypłynięcia statku lub promu z polskiego portu i kończy się w momencie wpłynięcia do portu w Polsce.
Dieta za delegację zagraniczną – ile wynosi?
Kwoty diet zagranicznych różnią się w zależności od kraju, do którego się udajesz. Obowiązujące stawki określa Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 30 czerwca 2022 r. Pracodawcy spoza sfery budżetowej mogą ustalić własne zasady wypłaty diet, jednak muszą one być co najmniej tak korzystne, jak te wskazane w przepisach – nie mogą być niższe.
Regulacje te można zawrzeć w regulaminie wynagradzania, układzie zbiorowym pracy lub bezpośrednio w umowie o pracę.
Przykładowe stawki diet zagranicznych
Oto jak kształtują się przykładowe stawki dziennej diety dla wybranych krajów:
- Austria – 57 €;
- Chiny – 55 €;
- Czechy – 41 €;
- Francja – 50 €;
- Hiszpania – 50 €;
- Litwa – 45 €;
- Niemcy – 49 €;
- Rosja – 48 €;
- Ukraina – 41 €;
- USA – 59 $;
- Wielka Brytania – 45 £;
- Włochy – 53 €.
Dieta za wyjazd służbowy tylko na umowie o pracę
Warto podkreślić, że dieta z tytułu podróży służbowej – krajowej i zaranicznej – przysługuje wyłącznie osobom zatrudnionym na podstawie umowy o pracę. Oznacza to, że jeśli wykonujesz zlecenia lub współpracujesz z firmą na podstawie umowy cywilnoprawnej (np. umowy zlecenia czy B2B), nie masz automatycznego prawa do świadczeń z tytułu delegacji, chyba że zostanie to wyraźnie określone w umowie.
Dieta w delegacji a podatek dochodowy
Dieta wypłacana z tytułu podróży służbowej co do zasady jest zwolniona z podatku dochodowego oraz nie podlega składkom na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Zwolnienie to obowiązuje jednak tylko do wysokości określonej w przepisach – a dokładnie w rozporządzeniach ministra właściwego ds. pracy lub ustawach dotyczących sfery budżetowej.
Co to oznacza w praktyce? Jeśli pracodawca wypłaci Ci dietę w wysokości wyższej niż przewidziana stawka (np. ponad 45 zł w przypadku diety krajowej), nadwyżka będzie już opodatkowana i objęta składkami ZUS. Tylko część odpowiadająca oficjalnej stawce pozostaje wolna od obciążeń.
Z punktu widzenia pracodawcy ważna jest jeszcze jedna kwestia – diety wypłacone pracownikowi stanowią koszt uzyskania przychodu. Oznacza to, że mogą zostać odliczone od przychodu firmy przy rozliczeniach podatkowych, o ile zostały wypłacone zgodnie z obowiązującymi przepisami.
Dieta w delegacji: podsumowanie
- Dieta w delegacji to świadczenie mające pokryć zwiększone koszty wyżywienia i pobytu pracownika w czasie podróży służbowej – krajowej lub zagranicznej;
- Dieta krajowa przysługuje, gdy delegacja trwa co najmniej 8 godzin, a jej wysokość zależy od długości wyjazdu i ewentualnych bezpłatnych posiłków;
- Od 2023 roku pełna stawka diety krajowej wynosi 45 zł za dobę, ryczałt za nocleg – 67,50 zł, a za dojazdy – 9 zł;
- Zwrot kosztów noclegu jest możliwy na podstawie rachunku, do kwoty 900 zł; bez rachunku – przysługuje ryczałt 67,50 zł;
- Delegacja zagraniczna zaczyna się i kończy w zależności od środka transportu; dieta jest ustalana indywidualnie dla każdego kraju – np. 49 € w Niemczech, 59 $ w USA, 45 £ w Wielkiej Brytanii;
- Diety należą się tylko pracownikom zatrudnionym na umowie o pracę; warunki wypłat powinny być uregulowane w regulaminie wynagradzania lub umowie;
- Diety są zwolnione z podatku dochodowego i składek ZUS, ale tylko do ustawowo określonych limitów – nadwyżki podlegają opodatkowaniu;
- Dla pracodawcy diety są kosztem uzyskania przychodu, jeśli zostały wypłacone zgodnie z przepisami.
Zajrzyj też do naszych pozostałych artykułów:
Wzory CV
Szablony CV
Przykładowe CV
Praca tymczasowa: jakie prawa ma pracownik tymczasowy?
Na czym polega metoda STAR w rekrutacji?
Praca zmianowa: co warto o niej wiedzieć? Jak w praktyce wygląda system pracy zmianowej?
Praca w weekendy: jakie wynagrodzenie za pracę w sobotę i niedzielę?
Scrum co to? Na czym polega metodyka Scrum i jakie ma założenia?
Jak rozliczyć używanie samochodu prywatnego do celów służbowych?
NGO praca – na czym polega? Jak ją dostać?
Równoważny czas pracy: zasady – jak wygląda zatrudnienie w systemie równoważnym?
Do kiedy trzeba wykorzystać zaległy urlop?
Jakie są umowy cywilnoprawne? Rodzaje i charakterystyka
Ile zarabia anestezjolog? Kto to? Na czym polega jego praca?
Know how co to znaczy? Jak można je chronić?
Jak napisać podziękowanie za współpracę? Krótkie podziękowanie dla szefa i współpracowników
Jak zachować ciągłość pracy przy zmianie pracy?
