Umiejętności pracownika biurowego powinny być na poziomie, który pozwoli koordynować oraz zapewniać prawidłową organizację i przebieg pracy w biurze. Aby rozpocząć karierę na takim stanowisku, niezbędne jest przynajmniej średnie wykształcenie, ale pracodawcy zwracają uwagę również na doświadczenie. Mocno cenione są także wszelkie dodatkowe kwalifikacje, które świadczą o dużej wartości kandydata. Chcesz pracować jako pracownik biurowy? CV jest niewątpliwie najważniejszym dokumentem, który musisz załączyć, ale dobrze przygotowany list motywacyjny na stanowisko biurowe może okazać się kluczem do sukcesu. Poznaj kilka praktycznych wskazówek, które pozwolą Ci zwrócić uwagę najlepszych pracodawców i zdobyć pracę marzeń.

Z tego artykułu dowiesz się:

Kiedy warto pisać list motywacyjny do pracy biurowej?

Chcesz pracować jako pracownik biurowy? Umiejętności i wiedza z zakresu rachunkowości, księgowości, finansów oraz zarządzania są niezbędne na tym stanowisku. Podobnie jak skrupulatność, a także wysokie zdolności analityczne. Największe szanse na sukces w tej branży mają osoby, które wyróżniają się komunikatywnością, ponieważ w pracy cały czas mają kontakt z pozostałymi pracownikami firmy oraz z obcymi ludźmi-klientami. Dowiedz się, jakie umiejętności twarde i miękkie warto wpisać w CV.

Aby dostać wymarzoną pracę, musisz zadbać o odpowiednio przygotowane CV do pracy biurowej oraz list motywacyjny, które dobrze zaprezentują Twoje umiejętności, doświadczenie, wykształcenie oraz zainteresowania już w początkowej fazie rekrutacji. To właśnie te dwa dokumenty mogą podnieść Twoje szanse na zatrudnienie.

List motywacyjny do biura jest często wymagany przez pracodawców. Jeżeli w ogłoszeniu o pracę widnieje adnotacja informująca o obowiązku jego dołączenia, bezwarunkowo powinieneś to zrobić. Brak wymaganych dokumentów może wykluczyć Cię z procesu rekrutacyjnego. Co zrobić, jeśli list motywacyjny nie jest wymagany? Jeżeli list motywacyjny nie jest obligatoryjny, to mimo wszystko warto go dołączyć. W ten sposób masz szansę przykuć uwagę rekrutera i zyskać przewagę nad innymi kandydatami na to stanowisko.

List motywacyjny pracownik biurowy – przykład, jak opisać swoje doświadczenie

Pisząc list motywacyjny na stanowisko administracyjne, postaraj się na wstępie wyróżnić swoją kandydaturę.

Często powielane jest standardowe rozpoczęcie: 

W nawiązaniu do ogłoszenia chciałbym przedstawić swoją kandydaturę na stanowisko pracownika biurowego. W ten sposób na pewno nie zwrócisz uwagi rekrutera.

Znacznie lepiej posłużyć się ciekawszym i bardziej oryginalnym zwrotem: 

Szanowni Państwo,

chciałbym zaoferować moje ponad 5-letnie doświadczenie w pracy administracyjno-biurowej do pracy na stanowisku pracownika biurowego/ pracownika administracyjnego.

Korzystając z naszych wskazówek, masz szansę przykuć uwagę potencjalnego pracodawcy, który odniesie wrażenie, że trafił na profesjonalnego i doświadczonego kandydata.

Kolejnym krokiem jest bardziej szczegółowe opisanie doświadczenia i umiejętności. Przede wszystkim stawiaj na konkrety. Wybierz cechy, które są dopasowane do wymagań zawartych w ogłoszeniu o pracę i krótko je opisz. Stwierdzenie: w poprzedniej pracy często pracowałem w programie Excel, przygotowując m.in. bazy danych i raporty sprzedażowe, brzmi znacznie lepiej niż suche: znam program Excel.

Zobacz przykładowe CV pracownika biurowego

Aby jeszcze bardziej przekonać rekrutera do swojej kandydatury, postaraj się w swoim liście motywacyjnym odpowiedzieć na dwa pytania:

  1. Dlaczego aplikujesz na stanowisko w tej właśnie firmie?
  2. Dlaczego sądzisz, że jesteś najlepszym kandydatem na to stanowisko?

To, co przede wszystkim jest istotne z punktu widzenia pracodawcy, to korzyści wynikające z zatrudnienia właśnie Ciebie. Dlatego postaraj się jak najlepiej przedstawić swoje sukcesy i osiągnięcia zawodowe. Najlepiej sprecyzować to, co się osiągnęło, opisując metody oraz zyski, jakie przyniosłeś poprzedniej firmie.

Przygotuj się do poszukiwania pracy z naszymi poradnikami:
Lista zawodów
List motywacyjny
Wymiar czasu pracy 2021
Pokolenie Z
Zarabianie przez Internet w 2021
Książeczka sanepidowska
Przebranżowienie i przekwalifikowanie
Jaki zawód wybrać?

List motywacyjny praca biurowa – jakie sukcesy można opisać?

Opisując swoje sukcesy zawodowe, skoncentruj się na konkretnych informacjach i niepodważalnych danych, na przykład:

  • Wprowadziłem do firmy system zarządzania relacjami z partnerami, dzięki czemu czas przeznaczony na obsługę korespondencji zmalał o 6,8%
  • Renegocjowałem warunki umowy z dostawcą wody do biura. Dzięki zestawieniu kosztów w Excelu i zaprezentowaniu ich przedstawicielom firmy udało się obniżyć wydatki na wodę o 6,2%.

Pamiętaj o tym, by list motywacyjny na pracownika biurowego nie powielał informacji zawartych w CV. W przeciwnym razie stanie się zbędnym dodatkiem. 

List motywacyjny wzór: pracownik biurowy bez doświadczenia

Jeżeli nie posiadasz bogatego doświadczenia zawodowego jako pracownik biurowy, list motywacyjny mimo wszystko warto przygotować. Dołączony do dokumentów aplikacyjnych, będzie sygnałem dla pracodawcy, że naprawdę zależy Ci na zdobyciu zatrudnienia i pozwoli się wyróżnić spośród innych aplikujących.

Nie mając doświadczenia, warto powołać się na zdobytą dotychczas wiedzę i możliwość zastosowania jej w praktyce na konkretnym stanowisku. Wspomnij o kompetencjach miękkich. Umiejętności komunikacyjne i organizacyjne uargumentuj konkretnymi przykładami z życia pozazawodowego. Kluczową kwestią, którą także należy podkreślać, jest chęć nauki oraz gotowość do ciągłego rozwoju i poszerzania swojej wiedzy.

Nie posiadasz doświadczenia? Sprawdź, jak napisać pierwsze CV i zyskać zatrudnienie.

CV bez doświadczenia
Gotowy szablon CV bez doświadczenia ze zdjęciem w kolorze żółtym

Wygeneruj CV!

Profesjonalne CV
Profesjonalne CV w kolorze grafitowym

Stwórz CV!

Podstawowe CV
Darmowy prosty szablon CV

Skonfiguruj CV!

Jak powinien wyglądać list motywacyjny (pracownik biurowy)?

List motywacyjny pracownika biurowego powinien mieć odpowiednią konstrukcję. Musi składać się z nagłówka, wstępu, rozwinięcia oraz zakończenia. Warto, by główna treść była unikatowa i w ciekawy sposób prezentowała motywację i umiejętności kandydata. Opisz w niej swoje indywidualne cele, kompetencje oraz osiągnięcia, popierając je realnymi przykładami z poprzedniej pracy.

Sprawdź również:
Jak napisać maila po rozmowie rekrutacyjnej?
Jak napisać dobre CV?
Jak ubrać się na rozmowę kwalifikacyjną?

Poznaj kilka podstawowych zasad – list motywacyjny pracownik administracyjno-biurowy:

  • List motywacyjny zacznij pisać, gdy stworzysz CV;
  • Pisz w formacie A4, jedna strona w zupełności wystarczy;
  • Staraj się nie powielać treści zawartych w CV;
  • Nie wysyłaj tego samego listu motywacyjnego do różnych pracodawców i na różne stanowiska pracy;
  • Zawrzyj informację dotyczącą tego, o jakie stanowisko się ubiegasz oraz dlaczego chciałbyś pracować akurat w tej firmie. Skup się na konkretach oraz korzyściach wynikających z zatrudnienia właśnie Ciebie;
  • Odpowiadając na konkretne ogłoszenie, skup się na wymaganiach, które w nim zawarto;
  • Opisz zakres swoich obowiązków na obecnym lub byłym stanowisku pracy;
  • Poproś o spotkanie rekrutacyjne.

CV pracownik biurowy – co wpisać w podsumowaniu zawodowym?

Podsumowanie zawodowe to krótkie zaprezentowanie Twojej osoby, ujęte w maksymalnie 3-4 zdaniach. Jeżeli umieścisz je na samej górze CV pracownika biurowego, już na wstępie zainteresujesz swoją kandydaturą pracodawcę. Dzięki temu zostaniesz zapamiętany i wyróżnisz się na tle konkurentów, zyskując przewagę.

W podsumowaniu zawodowym staraj się krótko odpowiedzieć na 3 ważne pytania:

  • Kim jesteś i jakie jest Twoje doświadczenie? Np. Jestem pracownikiem administracyjnym z 4-letnim doświadczeniem pracy w dużej korporacji.
  • Jakim najważniejszym osiągnięciem zawodowym możesz się pochwalić lub, która kompetencja może Cię wyróżnić? Np. Potrafię efektywnie koordynować przepływ korespondencji w firmie- nawet 150 maili dziennie.
  • Gdzie szukasz pracy? Np. Szukam pracy w firmie, która daje możliwości rozwoju zawodowego.

Jeśli swoje odpowiedzi dopasujesz dodatkowo do oczekiwań zamieszczonych w ogłoszeniu o pracę, masz szansę zostać postrzegany, jako idealny kandydat na to stanowisko.

Stwórz profesjonalne CV pracownika biurowego – sprawdź dostępne szablony:

CV pracownika biurowego – jaki zakres obowiązków wpisać, by zainteresować pracodawcę

Informacje zawarte w sekcji “obowiązki” w CV do biura z punktu widzenia pracodawcy mają duże znaczenie i często decydują o zaproszeniu na rozmowę kwalifikacyjną. Z tego względu warto o nią zadbać, nie ograniczając się do standardowego: “obsługa korespondencji” czy “obsługa połączeń telefonicznych”.

Skorzystaj z naszych propozycji, które możesz umieścić w swoim CV do pracy biurowej:

  • Nadzorowałem obieg dokumentów;
  • Utrzymywałem porządek w dokumentacji;
  • Organizowałem spotkania i konferencje;
  • Prowadziłem kalendarz;
  • Przygotowywałem sprawozdania, raporty i prezentacje;
  • Archiwizowałem dokumentację zgodnie z obowiązującymi przepisami;
  • Obsługiwałem telefonicznie klientów dbając o najwyższą jakość usług;
  • Skrupulatnie uzupełniałem bazy danych;
  • Zamawiałem materiały biurowe;
  • Koordynowałem i rozliczałem delegacje pracowników;
  • Udzielałem wszelkich niezbędnych informacji pracownikom oraz interesantom;
  • Budowałem pozytywny wizerunek firmy w kontaktach z klientami i kontrahentami.

Jak zapewne zauważyłeś, wszystkie obowiązki przedstawione są w pierwszej osobie liczby pojedynczej. To pozwala spersonalizować CV. Praca biurowa łączy się z wieloma zadaniami, jednak warto każde z nich opisać zwięźle, nie powinny zajmować więcej niż 1 linijkę.

Język angielski wymagany jest na większości stanowisk administracyjnych. Koniecznie umieść w CV informację zawierającą poziomy znajomości języka lub przygotuj CV po angielsku, jeśli pracodawca wymaga tego w ogłoszeniu. Dzięki dobrze napisanemu CV możesz uzyskać zaproszenie na rozmowę kwalifikacyjną- przygotuj się do niej, korzystając z naszych porad!

Jakie osiągnięcia wpisać w CV – pracownik biurowy

Wielu kandydatów opisuje w swoim CV jedynie zakres obowiązków, zapominając o osiągnięciach. Jeżeli dobrze opiszesz swoje sukcesy, masz szansę przekonać pracodawcę, że warto z Tobą porozmawiać, ponieważ jako pracownik możesz przyniesiesz konkretne korzyści do firmy.

Nie wiesz jak przestawić swoje osiągnięcia? Postaraj się odpowiedzieć na poniższe pytania, a będzie Ci łatwiej je zdefiniować:

  • Za co szczególnie cenili Cię Twoi przełożeni, klienci lub współpracownicy?
  • Czy udało Ci się pozyskać nowych kontrahentów?
  • Czy udało Ci się wdrożyć lub usprawnić jakiś proces, dzięki któremu biuro lepiej funkcjonuje?

CV do biura powinno być zwięzłe, dlatego jedno osiągnięcie nie powinno zajmować więcej niż 1,5 linijki. Jeżeli możesz pochwalić się znacznie dłuższą listą sukcesów – zawrzyj je w liście motywacyjnym.

Napisz profesjonalne CV i wyprzedź konkurentów!

List motywacyjny – pracownik biurowy wzór: osiągnięcia

W firmie X przygotowywałem prezentacje w programie Microsoft Power Point. Dzięki przedstawieniu jednej z przygotowanych przeze mnie prezentacji firma pozyskała nowego kontrahenta, co przełożyło się na szybsze tempo wzrostu, a także zwiększenie zysków.

Jakie umiejętności w CV? Praca biurowa

Umiejętność planowania, odporność na stres i prawo jazdy kategorii B to umiejętności, które znajdują się niemalże w każdym CV. Jeśli chcesz się wyróżnić, zamiast wpisywać utarte frazy, umieść w CV kompetencje dopasowane do ogłoszenia rekrutacyjnego. Dzięki temu pracodawca odniesie wrażenie, że perfekcyjnie wpisujesz się w jego wymagania. 

W sekcji “umiejętności” możesz zamieścić następujące informacje:

  • umiejętność obsługi pracy sekretariatu;
  • obsługa urządzeń biurowych (fax, komputer, kserokopiarka);
  • znajomość języków obcych;
  • efektywne zarządzanie dokumentacją;
  • umiejętność rozwiązywania sytuacji konfliktowych.

Czy kursy są ważne i jak opisać wykształcenie w CV? Praca biurowa

Sekcja “wykształcenie” jest istotna, dlatego w CV warto poświęcić jej trochę uwagi. W zupełności wystarczy, jeśli opiszesz ostatnią ukończoną szkołę czy też obroniony dyplom. W sytuacji, gdy wciąż się uczysz, np. studiujesz dziennie, obok nazwy szkoły dopisz “w trakcie”, dzięki czemu pracodawca będzie świadomy, że posiadasz też inne zobowiązania i nie możesz podjąć pracy na pełen etat. To przydatna informacja, szczególnie jeśli dana firma poszukuje pracownika do pomocy, w niepełnym wymiarze godzin.

Jeżeli brałeś udział w szkoleniach, kursach lub zdobyłeś certyfikaty, w CV warto o nich napisać pod warunkiem, że mogą okazać się przydatne w pracy pracownika biurowego. Sprawdź, jak to zrobić: Kursy i certyfikaty w CV – gdzie wpisać prawo jazdy w CV?

Szczególnie cenione są szkolenia obejmujące:

  • organizację pracy biurowej;
  • zarządzanie pracami biura;
  • obsługę klienta;
  • komunikację interpersonalną;
  • elementy płac i księgowości.

Kursy niezwiązane z branżą, w której chcesz się rozwijać lepiej pominąć. Zajmą wiele miejsca, które możesz wykorzystać znacznie efektywniej.

CV bez doświadczenia
Gotowy szablon CV bez doświadczenia ze zdjęciem w kolorze żółtym

Wygeneruj CV!

Profesjonalne CV
Profesjonalne CV w kolorze grafitowym

Stwórz CV!

Podstawowe CV
Darmowy prosty szablon CV

Skonfiguruj CV!

Jakie zainteresowania w CV? Praca biurowa

Jeśli nie wpiszesz banalnej formuły takiej jak “książki, muzyka, film”, a w ciekawy sposób zaprezentujesz swoje zainteresowania, to masz duże szanse zdobyć przychylność pracodawcy. Może się to przydać, szczególnie jeśli jesteś kandydatem bez doświadczenia. Przede wszystkim zawrzyj zainteresowania w CV powiązane ze stanowiskiem, na które aplikujesz. Pracodawcy cenią sobie pracowników pełnych pasji i zapału. Jeżeli odpowiednio opiszesz coś, czym wyjątkowo się interesujesz, prawdopodobnie chętniej zaproszą Cię na rozmowę kwalifikacyjną.

Nie jest to najważniejsza sekcja, dlatego 2 lub 3 zainteresowania w zupełności wystarczą, by nie zabierać zbyt wiele miejsca.

Przeczytaj też inne artykuły:

Co napisać w mailu z CV, czyli skuteczna wiadomość do pracodawcy
Jakie pytania zadać na rozmowie kwalifikacyjnej
Graficzne CV – oryginalne spojrzenie na życiorys zawodowy
Rozmowa kwalifikacyjna przez telefon
Zdjęcie do CV: czy w CV musi być zdjęcie? jakie zdjęcie do CV wybrać?
Klauzula CV czyli zgoda na przetwarzanie danych osobowych