Wiele osób sądzi, że pisanie maila jest łatwe i właściwie nie można napisać go nieprawidłowo. W praktyce błędy i nietaktowne zwroty w korespondencji online zdarzają się często, tym bardziej jeśli jej odbiorcą ma być osoba, z którą kontaktujemy się na stopie zawodowej.  W artykule skupimy się na formach grzecznościowych w mailach oficjalnych, ponieważ w korespondencji nieoficjalnej można pozwolić sobie na większą swobodę. Tymczasem źle napisany mail formalny może negatywnie wpłynąć na nasz wizerunek, kontakt z klientem, rekruterem czy pracodawcą. By tego uniknąć, należy przestrzegać kilku prostych zasad. Jedną z nich jest właściwie dobranie form grzecznościowych. Jak rozpocząć i zakończyć wiadomość mailową, aby zostać dobrze odebranym?

Spis treści

Mail oficjalny – pisanie maila

Oficjalny mail wymaga użycia odpowiednich form grzecznościowych. Jak już wiesz, w wiadomościach nieformalnych istnieje dowolność ich doboru, natomiast formalny mail zawęża krąg możliwości do kilku poprawnych sformułowań. Żeby wiedzieć jakich zwrotów w mailu możesz użyć, musisz na początku określić, czy wiadomość, którą chcesz wysłać, jest oficjalna czy nieoficjalna. Jak to zrobić?

Do kogo wysyłamy email formalny?

Oficjalnego maila piszemy, gdy między nadawcą a odbiorcą wiadomości nie zachodzą prywatne relacje oraz gdy istnieje różnica w statusie. Oficjalne maile to na przykład: 

  • mail do profesora, wykładowcy, mail do nauczyciela;
  • mail do rekrutera/firmy, gdzie staramy się o pracę;
  • mail do szefa i współpracowników;
  • mail do urzędu/instytucji.

Email oficjalny – czym się charakteryzuje?

Wiesz już, w jakich sytuacjach masz do czynienia z korespondencją formalną. Jakie cechy ją wyróżniają? Jak napisać oficjalnego maila poprawnie? I jakie informacje w nim zawrzeć, by był skuteczny? Musisz pamiętać, że e mail formalny charakteryzują:

  • zwroty grzecznościowe w korespondencji – szczególnie powitanie w mailu i zakończenie maila formalnego;
  • stosowna treść i styl wypowiedzi.

Zadbaj też o atrakcyjne CV, które przyciągnie uwagę rekrutera:

CV bez doświadczenia
Gotowy szablon CV bez doświadczenia ze zdjęciem w kolorze żółtym

Wygeneruj CV!

Profesjonalne CV
Profesjonalne CV w kolorze grafitowym

Stwórz CV!

Podstawowe CV
Darmowy prosty szablon CV

Skonfiguruj CV!

Formy grzecznościowe w mailu

Zwrot grzecznościowy to wyraz szacunku wobec osoby, z którą korespondujesz. W mailach oficjalnych jest szczególnie ważny, podobnie jak kiedyś zwroty grzecznościowe w listach tradycyjnych. Pominięcie go jest – z punktu widzenia etykiety biznesowej – dużym błędem. Żeby tego uniknąć, zanim zabierzesz się za pisanie emaila, pomyśl, do kogo się będziesz zwracał. Wówczas o wiele łatwiej będzie Ci dobrać odpowiednie zwroty grzecznościowe, które musisz dopasować do wieku, statusu, rangi adresata oraz do relacji, w jakiej z nim pozostajesz.

Potrzebujesz CV?

Zarejestruj się i korzystaj z naszego kreatora CV!

Kreator CV

Formy powitalne w korespondencji oficjalnej

Jak zacząć maila?

Odpowiednie przywitanie w mailu świadczy o szacunku wobec odbiorcy wiadomości, a jednocześnie stanowi wstęp do właściwej treści. Jak rozpocząć maila formalnego? Do wyboru jest kilka możliwości:

  • Szanowny Panie/Pani – to forma najbardziej zalecana przez językoznawców. Tak należy zaczynać maila, którego treść jest formalna, a z odbiorcą wiadomości pozostajesz w stosunkach formalnych, wybierz właśnie ten zwrot. Jest uniwersalny i elegancki. 
  • Szanowni Państwo – to bardzo dobre rozwiązanie, gdy nie jesteś w stanie określić płci osoby, do której się zwracasz. Użyj jej, jeśli wysyłasz wiadomość np. do instytucji i nie wiesz, do kogo trafi Twój mail. 
  • Szanowny Panie Dyrektorze/Prezesie/Profesorze/Dziekanie itp. – będzie dobrym wyborem, gdy piszesz do kogoś o wyższym statusie oraz znasz funkcję lub stanowisko, które sprawuje (np. w przypadku maila studenta do profesora uniwersyteckiego). 
  • Dzień dobry– w mailu oficjalnym jest formą dopuszczalną i akceptowaną przez językoznawców. Użycie tego zwrotu wbrew pozorom nie jest związane z porą dnia i pozostaje poprawne nawet w przypadku, gdy odbiorca odczyta Twoją wiadomość wieczorem lub nocą. Zwróć jednak uwagę, że jest to zwrot mniej sformalizowany, niż poprzednie, dlatego będzie bardziej odpowiednie w sytuacjach pół oficjalnych, np. gdy piszesz do sklepu internetowego z zapytaniem o dostępność produktu. Prof. Bańko mówi o tym powitaniu:

W żadnym wypadku nie wypada, pisząc mejl do obcej osoby, zaczynać od Witam. Na tle tej formuły Dzień dobry – przeniesione z języka mówionego – jest grzeczne, tyle że nie stosowane tradycyjnie w korespondencji pisanej. Ponieważ jednak korespondencja przez e-mail ma wiele cech języka mówionego, staram się być w stosunku do Dzień dobry wyrozumiały. Zaletą tej formuły jest to, że zwalnia nas od ustalenia płci adresata (to zresztą może być niemożliwe, gdy nie wiemy, w czyje ręce trafi nasz mejl). I w takim wypadku jednak – jeśli piszemy np. do urzędu, do redakcji czy jakiejkolwiek innej instytucji utrzymującej kontakt mejlowy z interesantami – lepiej użyć standardowego Szanowni Państwo. 

  • Dzień dobry Panie Piotrze – jest dopuszczalne, jeżeli korespondujesz z osobą wyższą statusem/starszą już od jakiegoś czasu i Wasza relacja nie jest już tak formalna, by nadal używać formy Szanowny Panie. Weź jednak pod uwagę, że Twoja ocena zażyłości między Tobą, a odbiorcą jest subiektywna i druga strona może jej nie odczuwać. Prof. Bańko podpowiada:

W razie wątpliwości najlepiej użyć formuły oficjalnej i nie skracać dystansu, dopóki korespondent – jeśli jest osobą o wyższym statusie pragmatycznym –sam tego nie zrobi.

Początek maila – najczęstsze błędy

Nie każdy zwrot grzecznościowy może zostać użyty w mailu oficjalnym. Poniżej umieściliśmy wyrażenia, których powinieneś unikać w tego typu wiadomościach:

  • Witam – jeżeli zależy nam, by dobrze wypaść w oczach odbiorcy, witam w mailu oficjalnym nie jest dobrym rozwiązaniem. Zwrot sugeruje nadrzędność nadawcy względem odbiorcy listu. Jest to forma bezosobowa i mało uprzejma. Stosuje się ją przede wszystkim w mowie. Dorota Szcześniak-Kosiorek – trener wizerunku i etykiety z DSK Consulting twierdzi, że:

Zgodnie z etykietą wita gospodarz lub osoba wyższa rangą, a więc szef pracownika, a nie pracownik szefa. Lepiej więc użyć w oficjalnej korespondencji służbowej zwrotu: Szanowna Pani/Szanowny Panie lub Pani Dyrektor/Panie Dyrektorze itp.

Podobnie uważa prof. Małgorzata Marcjanik, która formę witam również uznaje za zwrot charakterystyczny dla relacji gospodarz – goście:

Stosownie użyta forma Witam / Witamy dotyczy tylko takich sytuacji, jak powitanie gości przez gospodarzy czy powitanie odbiorców radiowych i telewizyjnych wypowiadane przez prowadzących audycje. 

Poznaj inne artykuły:

Z kolei Michał Rusinek – sekretarz Wisławy Szymborskiej, nie odpisywał na maila zaczynające się od słowa witam. Swoją postawę argumentował w ten sposób:

Uważam, że używanie tego słowa jest zasadne tylko w jednej sytuacji. Tak może do nas powiedzieć gospodarz lub gospodyni, kiedy do niego/niej przychodzimy. Jest wtedy powitaniem, a nie przywitaniem. Gospodarze witają mnie w swojej przestrzeni, więc powiedzenie „witam” jest jak najbardziej na miejscu. […] „Witam” jest przeźroczyste, bezpłciowe, do nikogo się nie dostosowuje. Podejrzewam, że „witam” wprowadziła do języka polskiego – oczywiście języka polskiego w wersji internetowej – korporacyjna poprawność. Jest więc miałkie, nie wiadomo do kogo kierowane.

Językoznawcy są ze sobą zgodni, że forma witam w oficjalnej korespondencji mailowej jest nieelegancka i nieodpowiednia.

  • Witam serdecznie– jak wyżej. Zwrot ten stawia nas w pozycji bardziej uprzywilejowanej niż odbiorca. Nie wszyscy mają świadomość negatywnego wydźwięku tego słowa, ale weź pod uwagę, że istnieje spore grono osób, które poczują się zlekceważone lub nawet urażone, widząc tak rozpoczętą wiadomość. Co wybrać w zamian? Zdecyduj się na zwroty grzecznościowe umieszczone przez nas powyżej.

Sprawdź też najczęstsze błędy w CV

Jak rozpoczynać maila – kwestia zapisu

Niezależnie od tego, jakiej formy grzecznościowej użyjesz, po każdej należy postawić przecinek (nie wykrzyknik), a zdanie w kolejnym wierszu zacząć małą literą. Poprawne użycie interpunkcji w mailach oficjalnych w równej mierze co treść wpływa na pozytywny odbiór naszej osoby. Błędy w zapisie świadczą o braku staranności i szacunku do adresata.

Zwiększ swoją wiedzie z Ciekawe CV

Formy finalne w korespondencji oficjalnej

Jak zakończyć maila?

Zakończenie maila oficjalnego powinno być spójne z jego rozpoczęciem. Zadbaj o to, by nie łączyć formuły oficjalnej z nieformalną. Jeżeli rozpoczynasz wiadomość od zwrotu Szanowny Panie/Pani/Państwo, na końcu należy użyć któregoś z poniższych zwrotów:

  • Z poważaniem – z poważaniem w mailu oficjalnym jest zwrotem prawidłowym. Jeśli zastanawiasz się, jak zakończyć maila do wykładowcy/jak zakończyć mail do profesora/jak zakończyć maila do nauczyciela/jak zakończyć list oficjalny, możesz bez obaw użyć tego zwrotu.
  • Z wyrazami szacunku – jest również świetnym wyborem, jeśli zastanawiasz się, jak zakończyć maila. Jeśli rozważasz, jakie zakończenie oficjalnego maila będzie bardziej na miejscu, z poważaniem czy z wyrazami szacunku, pamiętaj że drugi zwrot jest nieco bardziej formalny i elegancki. Obie formy mają uniwersalny wydźwięk, są jak najbardziej poprawne i pożądane w oficjalnym mailu.
  • Łączę wyrazy szacunku/poważania– kolejna propozycja, która pozwoli zakończyć email w elegancki sposób. Z powodzeniem możesz użyć tego zwrotu jako zakończenie maila do wykładowcy lub w innej formalnej sytuacji. 

Jeżeli natomiast rozpoczynasz maila od  Dzień dobry, możesz na koniec użyć zwrotów:

  • Pozdrawiam –  zwrot pozdrawiam w mailu oficjalnym jest dyskusyjny, dlatego lepiej nie używać go, gdy piszemy do osoby znacznie wyższej statusem oraz w każdej sytuacji, gdy masz wątpliwości, jak bardzo oficjalną formę powinieneś zachować- zawsze lepszym wyborem będzie zwrot bardziej oficjalny jak z poważaniem niż pozdrawiam. Zdarzają się jednak wiadomości oficjalne/półoficjalne, w których wszystkie powyższe zakończenia mogą wydawać Ci się zbyt poważne w zestawieniu z treścią maila, wówczas z powodzeniem możesz użyć zwrotu pozdrawiam.
  • Pozdrawiam serdecznie – (lub serdecznie pozdrawiam) jest formą bardziej uprzejmą od zwykłego pozdrawiam jako zakończenie listu oficjalnego rozpoczętego od zwrotu Dzień dobry. Nie zaleca się jednak, by takie zakończenie umieszczać w liście, który zaczynamy od Szanowny Panie/Pani/Państwo. Więc co zamiast pozdrawiam? Najlepszym wyborem będzie Z poważaniem lub Z wyrazami szacunku

Jak zakończyć oficjalnego maila – kwestia zapisu

Po zwrocie grzecznościowym kończącym maila nie stawiamy przecinka. W ostateczności w tym miejscu może pojawić się myślnik. Po imieniu i nazwisku nigdy nie stawiaj kropki. Jako formuły pożegnalnej nie powinno się używać zwrotów właściwych dla języka mówionego, jak Do widzenia, Dobranoc.

Dowiedz się też, jak znaleźć pracę?

Jak pisać oficjalnego maila? O czym jeszcze warto pamiętać?

Wiesz już, jak napisać maila do urzędu/jak pisać list do wykładowcy/jak pisać oficjalnego maila. Oprócz prawidłowego określenia charakteru maila (oficjalny czy nieoficjalny) i użycia stosownych form grzecznościowych, warto pamiętać o jeszcze kilku szczegółach, od których w równym stopniu zależy to, jak zostanie odebrany. Oto one:

  • mail rozpocznij od odpowiedniego tytułu. Wybierz krótki, anonsujący powód korespondencji tytuł, by w razie potrzeby odbiorca mógł łatwo wrócić do wiadomości;
  • nie należy w liście posługiwać się wyłącznie wielkimi literami (kapitalikami), ponieważ są one odczytywane jako wyraz zdenerwowania;
  • istotne jest, z jakiego adresu przesyłasz swoją wiadomość; zadbaj, by był profesjonalny, np. adam.nowak@domena.pl zamiast misiaczek4621@o2.pl;
  • nie przesadzaj z edycją tekstu, z czcionką, kolorami, efektami; nie używaj emotikon – ich użycie jest nieprofesjonalnie;
  • tekst podziel na partie i wydziel je graficznie: zwrot powitalny, nagłówek, treść podzielona na akapity, zwrot pożegnalny, podpis;
  • zaimki osobowe: Tobie, Ci, Wam, Państwu– zapisuj wielką literą;
  • pisz zwięźle, zrezygnuj z długich wstępów, wyeksponuj najważniejsze informacje/pytania;
  • jeżeli Twoja wiadomość zawiera załączniki, poinformuj o tym odbiorcę; zadbaj o odpowiednie nazwy załączników; możesz też dołączyć list motywacyjny – z naszego artykułu dowiesz się, jak idealnie przedstawić swoją kandydaturę;
  • unikaj wszystkich zwrotów, które wymuszają na odbiorcy szybką odpowiedź – są one uznane za przejaw braku grzeczności.

Potrzebujesz CV?

Zarejestruj się i korzystaj z naszego kreatora CV!

Kreator CV

Sprawdź też: