Notatka służbowa to praktyczne narzędzie, które usprawnia pracę i wymianę informacji w firmach, instytucjach państwowych, stowarzyszeniach i innych organizacjach. Służy ona jako źródło cennych danych i dowód na podjęcie określonych działań. Choć prawo nie narzuca sztywnej struktury ani treści notatki, istnieje zbiór elementów, które zazwyczaj się w niej znajdują.
Zobacz też: Jak napisać podanie o podwyżkę wynagrodzenia? Wzór podania o podwyżkę w pracy
Notatka służbowa – w tym artykule przeczytasz o:
Co to jest notatka służbowa?
Notatka służbowa to wewnętrzny dokument firmy, sporządzany przez jej pracownika. Ma ona formę krótkiego sprawozdania, w którym ujęte są najważniejsze informacje dotyczące istotnych wydarzeń w firmie. Może dotyczyć spotkań biznesowych, kontroli zewnętrznych, wizytacji, kluczowych wystąpień, rozmów telefonicznych czy podjętych decyzji.
Szczególnym typem notatki służbowej jest tzw. “notatka dyscyplinująca”. Dokumentuje ona niewłaściwe zachowanie pracownika lub notoryczne łamanie przez niego przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy (BHP). Dla przełożonego może stanowić ona podstawę do wyciągnięcia odpowiednich konsekwencji, np. udzielenia nagany.
Czy notatka służbowa jest dokumentem?
Choć notatka służbowa może wydawać się prostym i krótkim dokumentem, w rzeczywistości pełni ona istotną funkcję w firmowej komunikacji i stanowi pełnoprawny dokument.
Zawiera ona cenne informacje, które są przekazywane między pracownikami, menedżerami, a nawet zarządem firmy. Notatki służbowe mogą służyć do:
- Dokumentowania przebiegu spotkań, rozmów telefonicznych, wizytacji czy kontroli.
- Prezentowania ustaleń, podjętych decyzji lub zaleceń.
- Informowania o ważnych wydarzeniach, zmianach w firmie czy nowych procedurach.
- Raportów z postępów w realizacji projektów.
- Udokumentowania niewłaściwego zachowania pracownika lub łamania przepisów.
W zależności od rodzaju i wielkości firmy, notatki służbowe mogą być archiwizowane przez wiele lat i stanowić cenne źródło informacji. Mogą one również służyć jako dowód w sprawach sądowych lub innych postępowaniach formalnych.
Dlatego tak ważne jest, aby sporządzając notatki służbowe, dbać o rzetelność i dokładność przekazywanych informacji. Dokument ten powinien zawierać wszystkie istotne fakty, być wolny od subiektywnych opinii i ocen, a także posiadać przejrzystą strukturę i poprawną formę językową.
Kto może sporządzić notatkę służbową?
Notatka służbowa może zostać sporządzona przez każdego pracownika firmy. Warto jednak pamiętać, że podczas ważnych spotkań warto z wyprzedzeniem poinformować i upoważnić do tego konkretną osobę.
Najczęściej tego typu dokumenty sporządzają:
- Pracownicy sekretariatów – posiadają oni doświadczenie w dokumentowaniu wydarzeń firmowych i sporządzaniu różnego rodzaju pism.
- Pracownicy administracji – często uczestniczą w spotkaniach i mają wgląd w bieżącą działalność firmy, co ułatwia im rzetelne sporządzenie notatki.
- Pracownicy działów, których danej sprawy bezpośrednio dotyczą – posiadają oni szczegółową wiedzę na temat omawianych kwestii, co pozwala na precyzyjne przedstawienie informacji w notatce.
W dużych firmach może istnieć nawet oddzielny dział, zatrudniający specjalistów komunikacji wewnętrznej. Ich obowiązkiem jest m.in. zarządzanie notatkami służbowymi i inną dokumentacją organizacji.
Do czego służą notatki służbowe?
Notatka służbowa to przydatne narzędzie usprawniające komunikację i pracę w firmach, instytucjach państwowych, stowarzyszeniach i innych organizacjach. Pełni ona kilka istotnych funkcji:
Źródło informacji:
- Notatka służbowa stanowi oficjalny dokument zawierający rzetelne informacje o określonym zdarzeniu, problemie, ustaleniach itp.
- Służy jako źródło wiedzy dla pracowników, którzy nie byli obecni na spotkaniu, rozmowie czy innym wydarzeniu, którego dotyczy notatka.
- Ułatwia dostęp do informacji i zapewnia ich spójność w obrębie organizacji.
Dowód na podjęcie działań:
- Notatka służbowa dokumentuje podjęte działania, decyzje lub ustalenia.
- Stanowi dowód na to, że dane wydarzenie miało miejsce i jakie kroki zostały podjęte.
- Może być pomocna w przypadku sporów lub wątpliwości.
Usprawnienie komunikacji:
- Notatka służbowa ułatwia uporządkowaną i rzeczową wymianę informacji pomiędzy pracownikami, działami czy komórkami organizacyjnymi.
- Pozwala na precyzyjne przedstawienie danego tematu i unikanie nieporozumień.
- Stanowi bazę do dalszych działań i ułatwia podejmowanie decyzji.
Narzędzie dyscyplinujące:
- W szczególnych przypadkach notatka służbowa może służyć do udokumentowania niewłaściwego zachowania pracownika lub łamania przez niego przepisów BHP.
- Stanowi ona podstawę dla przełożonego do wyciągnięcia odpowiednich konsekwencji dyscyplinarnych, np. udziału nagany.
Element archiwum:
- Notatki służbowe stanowią część archiwum firmy i mogą być cennym źródłem informacji historycznych.
- Ułatwiają odtworzenie przebiegu wydarzeń, przypomnienie ustaleń czy odnalezienie potrzebnych danych w przyszłości.
Jak napisać notatkę służbową? Jakie elementy powinna zawierać?
Kodeks pracy nie określa, jak ma wyglądać notatka służbowa. Tak naprawdę każdy podmiot może opracować własny wzór takiego dokumentu dopasowany do specyfiki firmy i jej wewnętrznych potrzeb. Przyjmuje się jednak, że przykładowa notatka służbowa powinna zawierać następujące elementy:
- datę sporządzenia;
- miejsce sporządzenia;
- nazwisko autora;
- temat spotkania;
- ustalenia;
- ewentualnie dane odbiorcy.
Sam dokument powinien być zwięzły, czytelny i obiektywny. Zawsze warto również sprawdzić go pod kątem stylu czy ewentualnych błędów interpunkcyjnych i ortograficznych.
Notatka służbowa wzór:
Notatka Służbowa nr…
Do: Pracowników działu sprzedaży
Od: Jan Nowak, Zastępca Dyrektora ds. Rozwoju
Data: 18.05.2023 r.Temat: Podnoszenie kwalifikacji w dziale sprzedaży
W dniu 18.05.2023 r. odbyło się strategiczne spotkanie dotyczące dalszego rozwoju działu sprzedaży, prowadzone przez Jana Nowaka, zastępcę dyrektora ds. rozwoju, przy współudziale menedżera działu sprzedaży i głównego analityka, Anny Szymańskiej. Spotkanie trwało około dwie godziny i skupiło się na identyfikacji kluczowych obszarów, w których nasz dział może poprawić swoje wyniki i efektywność.
Wnioski i działania:
Analiza obecnych metod sprzedaży – ustalono, że konieczne jest przeprowadzenie szczegółowej analizy obecnych strategii i metod sprzedaży, by zidentyfikować obszary wymagające usprawnienia.
Organizacja szkoleń zawodowych – zdecydowano o zorganizowaniu cyklu szkoleń mających na celu podniesienie kompetencji pracowników działu sprzedaży. Pierwsze szkolenie odbędzie się dnia [data szkolenia], a jego głównym celem będzie poprawa technik negocjacyjnych i prezentacyjnych.
Jakie są rodzaje notatek służbowych?
Istnieje wiele rodzajów notatek służbowych, dostosowanych do różnych sytuacji i celów:
- Notatka służbowa ze spotkania:
- Dokumentuje przebieg spotkania, omawiane tematy, podjęte decyzje i ustalenia.
- Uczestnicy spotkania otrzymują kopię notatki, aby mogli się z nią zapoznać i potwierdzić jej poprawność.
- Notatka może służyć jako punkt odniesienia dla dalszych działań i przypomnienie ustaleń.
- Notatka służbowa z rozmowy telefonicznej:
- Podsumowuje kluczowe informacje przekazane podczas rozmowy telefonicznej.
- Zawiera datę i godzinę rozmowy, imiona i nazwiska rozmówców, omawiane tematy oraz ustalenia.
- Może być pomocna w przypadku późniejszych pytań lub wątpliwości co do treści rozmowy.
- Notatka służbowa z kontroli:
- Dokumentuje przebieg kontroli przeprowadzonej w firmie, np. kontroli BHP, kontroli podatkowej, kontroli jakości.
- Zawiera informacje o zakresie kontroli, stwierdzonych nieprawidłowościach, zaleceniach pokontrolnych i podjętych działaniach korygujących.
- Jest cennym źródłem informacji dla kierownictwa firmy i pozwala na wyciągnięcie wniosków na przyszłość.
- Notatka służbowa z wizytacji:
- Opisuje przebieg wizytacji, np. wizyty klienta, wizyty przedstawiciela handlowego, wizyty w innej firmie.
- Zawiera informacje o celu wizyty, omawianych tematach, podjętych ustaleniach i dalszych działaniach.
- Może stanowić podstawę do sporządzenia raportu z wizytacji.
- Notatka służbowa informacyjna:
- Przekazuje ważne informacje pracownikom firmy, np. o zmianach w regulaminie pracy, nowych procedurach, nadchodzących wydarzeniach.
- Może mieć charakter ogólny lub dotyczyć konkretnego działu czy stanowiska.
- Służy do informowania pracowników o istotnych kwestiach i zapobiegania nieporozumieniom.
- Notatka służbowa dyscyplinująca:
- Dokumentuje niewłaściwe zachowanie pracownika lub łamanie przez niego przepisów BHP.
- Zawiera opis zdarzenia, datę i godzinę, dane personalne pracownika, świadków zdarzenia oraz podjęte działania dyscyplinarne.
- Stanowi podstawę dla przełożonego do wyciągnięcia odpowiednich konsekwencji, np. udziału nagany.
Oprócz wyżej wymienionych typów notatek służbowych mogą istnieć również inne rodzaje dokumentów dostosowane do specyficznych potrzeb danej firmy.
Uzupełnij swoją wiedzę:
Wzory CV
Szablony CV
Przykładowe CV
Jak się przedstawić, aby wypaść profesjonalnie?
Praca zdalna okazjonalna – co to? Zasady korzystania
Urlop siła wyższa – kiedy przysługuje urlop z powodu siły wyższej?
Co to jest telepraca? Telepraca a praca zdalna – sprawdź!
Listonosz praca – jak wygląda? Jak zostać listonoszem? Ile możesz zarobić za tym stanowisku?
Dodatkowe informacje w CV – co wpisać?
Kryminologia studia – Twój klucz do kariery w bezpieczeństwie publicznym
Kognitywistyka studia – poznaj tajniki ludzkiego umysłu
Odkryj tajemnice kosmosu – astronomia studia
Studia filologia angielska – jakie możliwości daje anglistyka?
Polonistyka – studia dla miłośników języka i literatury
Czy finanse i rachunkowość to Twoja droga do sukcesu zawodowego?
Studia administracja – zdobądź wiedzę z zakresu ekonomii, zarządzania i prawa
