Refaktura to pojęcie, które często pojawia się w obrocie gospodarczym, choć próżno szukać jego oficjalnej definicji w ustawach podatkowych. W praktyce oznacza przeniesie kosztów na faktycznego odbiorcę usługi lub towaru, a więc sytuację, gdy przedsiębiorca wystawia fakturę nie za swoją usługę, lecz w imieniu pierwotnego dostawcy. Kiedy można posłużyć się refakturą, jakie obowiązki podatkowe się z nią wiążą i jaki sposób poprawnie ją wystawić? Wyjaśniamy!
Sprawdź: CV księgowa – jak zostać księgowym i jakie ma obowiązki? – Ciekawe CV
Przeczytaj i dowiedz się:
Na czym polega refakturowanie kosztów?
Refakturowanie kosztów to proces polegający na przeniesieniu wydatku poniesionego przez jednego przedsiębiorcę na faktycznego odbiorcę danej usługi lub towaru. Firma najpierw opłaca fakturę wystawioną na siebie (np. za prąd, telefon, nocleg czy transport), a następnie odsprzedaje tę usługę kontrahentowi, który rzeczywiście z niej skorzystał.
Mechanizm ten został wyjaśniony w art. 8 ust. 2a ustawy o VAT – jeśli podatnik nabywa usługę we własnym imieniu, ale na rzecz osoby trzeciej, to uznaje się, że sam stał się jej usługobiorcą, a następnie usługodawcą w stosunku do faktycznego odbiorcy. W konsekwencji podatnik wystawia fakturę dokumentującą tę usługę – właśnie refakturę.
Refakturowanie kosztów:
- nie tworzy nowej usługi, a jedynie odzwierciedla koszt poniesiony przez przedsiębiorcę;
- zachowuje stawki VAT oraz wartości z faktury pierwotnej – nie można ich dowolnie zmieniać;
- służy przejrzystemu rozliczeniu, dzięki któremu koszt trafia do właściwego podmiotu.
Przykład: firma A opłaca hotel dla swojego kontrahenta, ale koszt ten w rzeczywistości powinien ponieść kontrahent. W takim przypadku firma A wystawia na niego refakturę, odzwierciedlającą dokładnie dane z faktury hotelowej.
Refaktura co to?
Refaktura to szczególny rodzaj dokumentu księgowego, który pozwala przedsiębiorcy przenieść poniesione koszty na swojego kontrahenta. W praktyce oznacza to, że jeśli firma nabywa usługę we własnym imieniu, ale w rzeczywistości korzysta z niej inny podmiot, wówczas koszty mogą zostać odsprzedane faktycznemu odbiorcy za pomocą refaktury. Choć przepisy podatkowe nie zawierają definicji tego pojęcia, jego mechanizm został wyjaśniony w art. 8 ust. 2a ustawy o VAT. Zgodnie z tym przepisem, jeżeli podatnik dokonuje nabycia usługi w swoim imieniu, lecz na rzecz osoby trzeciej, to ostatecznie do rozliczenia zobowiązany jest faktyczny odbiorca tej usługi.
Powyższe stanowisko potwierdza m.in. interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 22 listopada 2017 r. (sygn. 0114-KDIP1-2.4012.462.2017.2.IG), w której czytamy:
„[…] podmiot świadczący (sprzedający) daną usługę nabytą we własnym imieniu, lecz na rzecz osoby trzeciej traktowany jest najpierw jako usługobiorca, a następnie jako usługodawca tej samej usługi. Przeniesienie ciężaru kosztów na inną osobę, nie może być zatem w żaden inny sposób potraktowane niż jako świadczenie usługi w tym samym zakresie. Konsekwencją uznania podatnika biorącego udział w odsprzedaży usługi za świadczącego, jest wystawienie przez niego faktury dokumentującej wyświadczenie tej usługi”.
Podsumowując, refaktura jest dokumentem, który wystawia nabywca usługi w celu jej dalszej odsprzedaży na rzecz faktycznego odbiorcy, a jej istotą jest przeniesienie kosztów zgodnie z rzeczywistym wykorzystaniem świadczenia.
Jak wystawić refakturę?
Pod względem formalnym, refaktura nie różni się od zwykłej faktury VAT – w jej nagłówku również widnieje określenie “faktura”, a nie “refaktura”. Kluczowe jest natomiast to, że musi odzwierciedlać dane z faktury pierwotnej, zgodnie z wymogami art. 106e ustawy o VAT. Co oznacza, że przedsiębiorca wystawiający refakturę powinien przenieść na dokument wszystkie informacje zawarte w fakturze źródłowej, zachowując te same wartości.
Refaktura powinna zawierać:
- datę wystawienia;
- kolejny numer faktury nadany w ramach jednej lub więcej serii, pozwalający jednoznacznie ją zidentyfikować;
- imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy wraz z ich adresami;
- numery NIP sprzedawcy oraz nabywcy;
- datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów albo wykonania usługi (ewentualnie datę otrzymania zapłaty, jeśli nastąpiła przed sprzedażą i różni się od daty wystawienia faktury);
- nazwę (rodzaj) towaru lub usługi;
- wartość sprzedaży netto, kwotę podatku VAT oraz wartość brutto.
Dzięki tym elementom refaktura spełnia wymogi prawne i stanowi pełnoprawny dokument księgowy.
Refaktura wzór:
FAKTURA VAT nr 12/08/2025
Data wystawienia: 19.08.2025
Data sprzedaży/usługi: 15.08.2025Sprzedawca (wystawca refaktury):
Firma XYZ Sp. z o.o.
ul. Przykładowa 10, 00-000 Warszawa
NIP: 111-222-33-44Nabywca (faktyczny odbiorca usługi):
Firma ABC Sp. z o.o.
ul. Testowa 5, 00-001 Kraków
NIP: 555-666-77-88
Przedmiot refakturowanej usługi/towaru
Lp. Nazwa usługi/towaru Ilość Cena netto VAT % Kwota netto Kwota VAT Kwota brutto 1 Usługa telekomunikacyjna (sierpień 2025) 1 1 000,00 zł 23% 1 000,00 zł 230,00 zł 1 230,00 zł
Razem do zapłaty: 1 230,00 zł
Słownie: jeden tysiąc dwieście trzydzieści złotych 00/100
Forma płatności: przelew
Termin płatności: 26.08.2025
Numer konta bankowego: 00 1111 2222 3333 4444 5555 6666
Czy do refaktury można doliczyć prowizję?
Istotą refaktury jest wierne odzwierciedlenie kosztów wynikających z faktury pierwotnej, a więc dokument musi zawierać dokładnie te same kwoty – zarówno netto, VAT, jak i brutto – jakie zostały wskazane przez pierwotnego wystawcę. Z tego względu do refakturowanych kosztów nie można doliczać prowizji, marzy ani żadnych dodatkowych opłat.
Stanowisko to potwierdził m.in. Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu w interpretacji indywidualnej z dnia 20 października 2014 r., sygn. ILPP1/443-590/14-4/AW, wskazując, że:
„(…) kiedy wnioskodawca dokonuje obciążenia podmiotu trzeciego na kwotę wyższą od faktycznie poniesionej przez zainteresowanego, przy zakupie nie dochodzi do refakturowania w rozumieniu art. 8 ust. 2a ustawy. W tym przypadku bowiem będzie miało miejsce odrębne świadczenie usług o wartości określonej przez wnioskodawcę na wystawionej fakturze dla podmiotu trzeciego”.
A więc, jeśli przedsiębiorca chciałby doliczyć do kosztu dodatkową opłatę, nie powinien tego robić w ramach refaktury. Taka sytuacji stano odrębną transakcję i wymaga wystawienia osobnej faktury dokumentującej własne świadczenie usług.
Refaktura kosztów a VAT
Refakturowanie usług wiąże się z koniecznością prawidłowego rozliczenia podatku VAT. Zgodnie z art. 8 ust. 2a ustawy o VAT, podatnik działający we własnym imieniu, ale na rzecz osoby trzeciej, traktowany jest tak, jakby sam otrzymał i wyświadczył daną usługę. Oznacza to, że podmiot refakturujący występuje najpierw w roli usługobiorcy (odbierając fakturę pierwotną), a następnie w roli usługodawcy – wystawiając fakturę dokumentującą odsprzedaż usługi faktycznemu odbiorcy.
Co istotne, przepisy nie określają wprost momentu powstania obowiązku podatkowego przy refakturowaniu kosztów. Pomocne jest jednak orzecznictwo – przykładem wyrok WSA w Poznaniu z 10 września 2015 r. (sygn. akt I SA/Po 366/15), w którym sąd wskazał, że przy refakturowaniu nie powstaje nowy moment wykonania usługi. Obowiązek podatkowy powstaje zatem w tym samym czasie, co przy usłudze pierwotnej – czyli w dniu faktycznego wykonania czynności.
Oznacza to, że podmiot refakturujący nie wyznacza odrębnej daty powstania obowiązku podatkowego, lecz rozlicza VAT w oparciu o termin wynikający z pierwotnej transakcji. Dzięki temu rozliczenie jest spójne, a system podatkowy traktuje refakturę jako kontynuację świadczenia, a nie zupełnie nową usługę.
Refaktura a odliczenia VAT
W przypadku refakturowania nie ma jednej sztywnej daty, od której liczy się obowiązek podatkowy w VAT. Wszystko zależy od rodzaju usługi, jej charakteru i tego, kiedy faktycznie została wykonana lub opłacona. Zasadniczo obowiązuje tu ogólna reguła z art. 19a ustawy o VAT, czyli obowiązek podatkowy powstaje w momencie wykonania usługi (albo wcześniejszej zapłaty, jeśli nastąpiła). Niektórzy eksperci uznają, że przy refakturze momentem może być także data jej wystawienia, dlatego w razie wątpliwości najbezpieczniej jest wystąpić o indywidualną interpretację podatkową.
Warto też pamiętać o usługach pocztowych – korzystają one ze zwolnienia z VAT, ale tylko wtedy, gdy świadczy je Poczta Polska. Jeśli więc przedsiębiorca refakturuje koszty wysyłki, nie może zastosować tego zwolnienia. Musi doliczyć VAT według stawki odpowiedniej dla sprzedawanego towaru lub usługi, a nie takiej, z jaką sam nabył usługę na poczcie.
Podobna zasada dotyczy podatku dochodowego. Tutaj przepisy także nie wskazują szczególnych reguł dla refakturowania, więc stosuje się ogólne zasady. A więc moment powstania przychodu (czyli obowiązki podatkowego w PIT) powstaje z chwilą wykonania usługi, najpóźniej w dniu wystawienia faktury lub otrzymania zapłaty – w zależności od tego, co nastąpi wcześniej.
Rozliczanie kosztu refaktury
Rozliczanie kosztów wynikających z refaktury nie jest jednoznacznie uregulowane w przepisach, co sprawia, że praktyka podatkowa bywa rozbieżna.
Najczęściej przyjmuje się, że koszty podlegające refakturowaniu są traktowane jako koszty inne niż bezpośrednio związane z przychodami. W takim ujęciu zalicza się je do kosztów uzyskania przychodu zgodnie z datą ich poniesienia, czyli w momencie ujęcia wydatku w księgach.
Zdarza się jednak, że organy podatkowe wskazują na inne podejście, uznając refakturowane koszty za wydatki bezpośrednio powiązane z przychodami. W takim przypadku rozlicza się je w tym samym okresie, w którym wykazuje się przychody z refaktury.
Ponieważ brak jest jednolitego stanowiska, a podejście może zależeć od specyfiki transakcji, najbezpieczniejszym rozwiązaniem jest wystąpienie o indywidualną interpretację podatkową.
Refaktura – odpowiedzi na pytania:
Refaktura od kwoty netto czy brutto?
Refaktura musi wiernie odzwierciedlać fakturę pierwotną – wystawia się ją na takich samych kwotach (netto, VAT, brutto), jakie widniały na oryginale.
Refaktura jak wystawić?
Wystawia się ją tak jak zwykłą fakturę VAT – z tymi samymi danymi i wartościami, co na fakturze pierwotnej, z nagłówkiem „Faktura”, a nie „Refaktura”
Jaki jest termin wystawienia refaktury?
Obowiązują ogólne zasady – do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym wykonano usługę lub dostarczono towar.
Czy refaktura jest przychodem?
Tak, stanowi przychód podatkowy i musi być ujęta w księgach oraz rozliczona w VAT.
Refaktura na zagranicznego kontrahenta netto czy brutto?
Zależy od miejsca świadczenia usługi – jeśli miejscem opodatkowania jest zagranica (np. w UE przy usługach B2B), stosuje się stawkę 0 proc. i wystawia refakturę netto z adnotacją „odwrotne obciążenie”.
Zobacz, co jeszcze dla Ciebie przygotowaliśmy:
Wzory CV
Szablony CV
Przykładowe CV
Coaching co to? Jaka jest jego rola w biznesie?
Prokrastynacja – co to jest? Jak walczyć z prokrastynacją?
E commerce co to? Wszystko, co musisz wiedzieć o handlu eletronicznym
Czy lista obecności pracownika to konieczność? Co powinna zawierać?
Czym charakteryzuje się kontrakt menedżerski? Kiedy warto go zawrzeć?
Jak wygląda praca w ruchu ciągłym? [Przykładowy harmonogram pracy w ruchu ciągłym]
System RCP: jak działa elektroniczna rejestracja czasu pracy? Jakie ma wady i zalety?
Czy pracodawca może wysłać na urlop bez zgody pracownika? W jakich sytuacjach przymusowy urlop?
