Samochód prywatny do celów służbowych to rozwiązanie, które w wielu firmach jest codzienną praktyką. Choć co do zasady to pracodawca powinien zapewnić pracownikowi niezbędne narzędzia do wykonywania obowiązków, przepisy dopuszczają wyjątek, w ramach którego pracownik może wykorzystać własne auto do celów zawodowych. Używanie samochodu prywatnego do celów służbowych wiąże się jednak z określonymi zasadami, zarówno w zakresie rozliczeń kosztów, jak i odpowiedzialności stron. Jakie obowiązki ma pracodawca? Jak pracownik może ubiegać się o zwrot kosztów eksploatacji pojazdu? Odpowiedzi na te pytania znajdziesz w dalszej części artykułu.
To też Cię zainteresuje: Jak rozliczać delegacje krajowe i zagraniczne?
Samochód prywatny do celów służbowych – dowiedz się:
Samochód prywatny do celów służbowych – na jakiej podstawie?
Podstawą prawną umożliwiającą korzystanie z samochodu prywatnego do celów służbowych jest art. 34a ust. 1 Ustawy o transporcie drogowym:
Na podstawie umów cywilnoprawnych mogą być używane, do celów służbowych, samochody osobowe, motocykle i motorowery niebędące własnością pracodawcy.
Zgodnie z nim pracownik może wykorzystywać swój pojazd – samochód osobowy, motocykl lub motorower – do wykonywania obowiązków służbowych, pod warunkiem zawarcia stosownej umowy cywilnoprawnej z pracodawcą.
Przepisy nie narzucają konkretnej formy takiej umowy, co oznacza, że umowa o używanie samochodu prywatnego do celów służbowych może być zawarta zarówno pisemnie, jak i ustnie. Aby jednak uniknąć wątpliwości, warto określić przynajmniej:
- strony umowy (pracodawcę i pracownika);
- zgodę pracodawcy na wykorzystywanie prywatnego pojazdu do celów służbowych,
- zakres i zasady korzystania z samochodu.
Dzięki temu obie strony będą miały jasno określone prawa i obowiązki, a pracownik będzie mógł ubiegać się o zwrot kosztów podróży samochodem prywatnym.
Zwrot kosztów przejazdu samochodem prywatnym
Pracownikowi przysługuje zwrot kosztów związanych z eksploatacją prywatnego samochodu używanego do celów służbowych. Obejmuje to nie tylko wydatki na paliwo, ale także amortyzację oraz inne koszty eksploatacyjne. Jakie są zasady rozliczania kosztów używania prywatnego samochodu do celów służbowych?
Kilometrówka 2025 stawka
Kilometrówka to system zwrotu kosztów na podstawie rzeczywiście przejechanych kilometrów w celach służbowych. Pracownik, który korzysta z tego rozwiązania, musi prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu, uwzględniając następujące dane:
- Datę i miejsce wyjazdu oraz powrotu – określenie dokładnej trasy przejazdu.
- Cel podróży – opis zadania służbowego, np. „spotkanie z klientem”, „dostawa dokumentów”.
- Liczbę przejechanych kilometrów – sumę faktycznego przebiegu pojazdu w danym dniu.
- Stawkę za 1 kilometr – obliczaną według oficjalnych stawek określonych w Rozporządzeniu Ministra Infrastruktury.
Stawka za kilometr 2025:
Obowiązujące maksymalne stawki za kilometr przebiegu wynoszą:
- 0,89 zł/km – dla samochodów o pojemności silnika do 900 cm³,
- 1,15 zł/km – dla samochodów o pojemności silnika powyżej 900 cm³,
- 0,69 zł/km – dla motocykli,
- 0,42 zł/km – dla motorowerów.
Rozliczanie kilometrówki samochodu prywatnego – przykład:
Jeśli pracownik przejechał w danym miesiącu 300 km samochodem o pojemności silnika powyżej 900 cm³, to jego zwrot kosztów będzie wynosił: 300 km × 1,15 zł/km = 345 zł. Pracodawca zwraca pracownikowi wyliczoną kwotę na podstawie przedstawionej ewidencji przebiegu pojazdu.
Ryczał za używanie samochodu prywatnego do celów służbowych
Ryczałt to uproszczona forma rozliczenia, która pozwala na stały miesięczny zwrot kosztów użytkowania pojazdu, niezależnie od liczby przejechanych kilometrów. Wysokość ryczałtu zależy od:
- liczby kilometrów przejeżdżanych miesięcznie,
- pojemności silnika pojazdu,
- obowiązujących limitów kilometrów dla danej lokalizacji.
Pracownik nie musi prowadzić szczegółowej ewidencji przebiegu pojazdu, ale w zamian za to ryczałtowy zwrot kosztów ma ograniczenie w postaci maksymalnych miesięcznych limitów kilometrów.
Zobacz też: Kiedy i komu przysługuje zwrot za dojazdy do pracy?
Ryczał na paliwo dla pracownika – limity
Aby uniknąć nadużyć, przepisy określają maksymalną liczbę kilometrów, za które można otrzymać zwrot kosztów w ramach ryczałtu:
- 300 km miesięcznie – w gminach i miastach do 100 tys. mieszkańców,
- 500 km miesięcznie – w miastach od 100 tys. do 500 tys. mieszkańców,
- 700 km miesięcznie – w miastach powyżej 500 tys. mieszkańców.
Co w przypadku przekroczenia limitu?
Jeśli pracownik przejeżdża większą liczbę kilometrów, może uzyskać zwrot nadwyżki na podstawie kilometrówki, ale wymaga to dodatkowych ustaleń z pracodawcą. Pracodawca może:
- wyrazić zgodę na pokrycie dodatkowych kosztów,
- ustalić indywidualny limit dla danego stanowiska,
- odmówić zwrotu nadwyżki, jeśli uzna, że podróże wykraczają poza obowiązki służbowe.
Ryczałt za dojazdy samochodem prywatnym – przykład:
Pracownik, wykonując jazdy lokalne w mieście liczącym 300 tys. mieszkańców, korzysta z własnego samochodu o pojemności skokowej silnika do 900 cm³. W lutym pracownik był nieobecny w pracy przez 8 dni roboczych z powodu urlopu oraz przez 4 dni robocze nie miał do dyspozycji swojego pojazdu.
Obliczenie ryczałtowej kwoty zwrotu kosztów wygląda następująco:
Obliczamy miesięczny ryczałt przed uwzględnieniem nieobecności:
Stawka za 1 km przebiegu: 0,89 zł
Miesięczny limit kilometrów: 500 km
0,89 × 500 = 445,00
Uwzględniamy dni nieobecności i niedyspozycji pojazdu:
Łączna liczba dni nieobecności: 8 + 4 = 12 dni roboczych
Liczba dni roboczych w lutym: 21
Proporcja dni nieobecnych: 21/12
Obliczamy zmniejszoną kwotę ryczałtu:
445,00 − (12/21 × 445,00) = 445,00 − 254,29 = 190,71
Ostateczna kwota zwrotu kosztów dla pracownika za luty wynosi 190,71 zł.
Samochód prywatny do celów służbowych – który sposób rozliczenia wybrać?
- Kilometrówka – korzystna dla osób, które wykonują nieregularne przejazdy i chcą otrzymać zwrot zgodnie z faktycznym zużyciem pojazdu. Wymaga prowadzenia ewidencji przebiegu.
- Ryczałt – wygodniejszy dla pracowników, którzy często korzystają z auta w celach służbowych i chcą otrzymywać stały zwrot kosztów. Wymaga przestrzegania ustalonych limitów.
Ostateczny wybór zależy od indywidualnych ustaleń między pracownikiem a pracodawcą, a także od charakteru wykonywanej pracy i liczby przejazdów służbowych.
Zobacz więcej na naszym blogu:
Wzory CV
Szablony CV
Przykładowe CV
CV marketing – jak stworzyć profesjonalny dokument? Praktyczne wskazówki + CV marketing wzór
CV asystentka biura – porady i wskazówki
CV przedstawiciel handlowy – jak stworzyć dokument, który sprzeda Twoje umiejętności?
Zdobądź pracę w Kauflandzie! Zobacz, jak stworzyć CV do Kauflandu
Napisz skuteczne CV do Dino [wskazówki + gotowy wzór]
Biedronka CV – jak napisać? Jak wygląda aplikacja CV do Biedronki?
Od pasji do kariery – jak napisać CV tłumacza? [+ CV tłumacza wzór]
CV trener personalny – czy wiesz, co naprawdę liczy się dla rekruterów?
Call center CV: jak stworzyć CV do call center, które zwróci uwagę rekruterów?
Jak napisać CV do drogerii kosmetycznej, które otworzy Ci drzwi do wymarzonej pracy?
CV kierownika sklepu, które otworzy Ci drzwi do kariery – praktyczny poradnik
CV specjalista ds. sprzedaży: mistrz sprzedaży od pierwszego spojrzenia? Stwórz przekonujący dokument
CV asystentka zarządu – porady, które pozwolą Ci stworzyć profesjonalny życiorys
