Delegacje krajowe i zagraniczne stały się już integralną częścią współczesnej pracy. Choć wyjazdy służbowe zdarzają się dość często, zarówno pracownicy, jak i pracodawcy wciąż popełniają błędy przy ich rozliczaniu. Czym jest delegacja krajowa i zagraniczna? Jak je rozliczać? Ile wynoszą diety?
To może Cię zainteresować: Networking – co to? Jak stworzyć sieć kontaktów?
Delegacje krajowe i zagraniczne – dowiedz się:
- Co to delegacja?
- Delegacja krajowa
- Delegacja zagraniczna
- Czy dieta jest opodatkowana?
Co to delegacja?
Kodeks pracy, choć nie definiuje bezpośrednio pojęcia “delegacja”, wskazuje, że pracownik wykonujący zadanie służbowe poza siedzibą firmy ma prawo do określonych świadczeń. Nie znajdziemy tam jednak sprecyzowanych wytycznych, co do trwania takiej podróży służbowej, ale przyjmuje się, że okres trzech miesięcy jest górną granicą.
Z tytułu delegacji krajowej oraz zagranicznej każdemu pracownikowi przysługują:
- diety;
- zwrot kosztów przejazdów, dojazdów środkami komunikacji miejscowej, noclegów, innych niezbędnych udokumentowanych wydatków na odpowiednio uzasadnione potrzeby.
Musisz też wiedzieć, że nie każdy Twój wyjazd pracowniczy będzie uznany za delegację (nawet jeśli jest zgodny z powyższą definicją). Według wyroku Sądu Najwyższego z 20 lutego 2007 roku, akt II PK 156/06, w sytuacji:
gdy pracownik zawrze z pracodawcą porozumienie, w którym zgodzi się na świadczenia przez pewien okres pracy w innym niż stale miejscu, to pozbawi się prawa do świadczeń z tytułu podróży służbowej. Może wówczas przysługiwać mu dodatek miesięczny.
Pracownicy często pytają, czy delegacja jest obowiązkowa. Prawo pracy jasno stanowi, że pracodawca nie może nakazać podróży służbowej kobiecie w ciąży ani pracownikowi opiekującemu się dzieckiem do 4. roku życia. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy pracownik wyrazi na to zgodę, którą może w każdej chwili cofnąć.
Odmowa delegacji – kiedy?
Kodeks pracy przewiduje szereg sytuacji, w których pracownik może odmówić odbycia podróży służbowej. Są to przypadki, gdy:
- polecenie wyjazdu narusza przepisy prawa lub zasady współżycia społecznego;
- stwarza bezpośrednie zagrożenie dla zdrowia lub życia pracownika, lub osób trzecich;
- stan zdrowia pracownika nie pozwala na odbycie podróży, może on powołać się na zaświadczenie lekarskie;
- niestabilna sytuacja polityczna w miejscu wyjazdu stanowi zagrożenie dla bezpieczeństwa pracownika.
Należy jednak pamiętać, że odmowa musi wynikać z konkretnych okoliczności, a brak uzasadnienia może skutkować poważnymi konsekwencjami, w tym rozwiązaniem umowy o pracę.
Delegacja krajowa
Delegacja krajowa to inaczej podróż służbowa na terenie Polski, którą pracownik odbywa na polecenie swojego pracodawcy.
Kiedy mówimy o delegacji krajowej?
- Gdy pracownik wyjeżdża poza miejsce swojej zwykłej pracy. Może to być wyjazd do innego miasta, innego województwa, a nawet do innej części tego samego miasta.
- Gdy wyjazd jest związany z wykonywaniem obowiązków służbowych. Pracownik podczas delegacji wykonuje zadania, które są częścią jego pracy, np. uczestniczy w szkoleniu, negocjuje umowę, odwiedza klienta.
- Gdy wyjazd jest zlecony przez pracodawcę. Pracownik nie podejmuje decyzji o wyjeździe samodzielnie, ale otrzymuje polecenie od swojego przełożonego.
Jak rozliczyć delegację krajową?
Dokument rozliczający krajową podróż służbową powinien zawierać wszystkie istotne dane, takie jak cel i koszty danej podróży, a po jej zakończeniu musi zostać zaakceptowany przez osobę upoważnioną.
Aby zapewnić prawidłowe rozliczenie delegacji krajowych w 2024 roku, konieczne jest dokładne przestrzeganie przepisów. Szczególne znaczenie ma precyzyjne określenie daty rozpoczęcia i zakończenia podróży służbowej oraz terminowe złożenie rozliczenia. W celu usprawnienia tego procesu warto wykorzystać nowoczesne narzędzia, takie jak systemy GPS i tachografy. Należy również pamiętać o obowiązku zachowania pełnej dokumentacji podróży, jeśli nie masz wszystkich dokumentów, musisz złożyć pisemne oświadczenie.
Pamiętaj, że na rozliczenie masz tylko 14 dni.
Ile wynoszą diety krajowe?
W ostatnich latach, po prawie dekadzie kiedy to dieta za każdy dzień podróży służbowej wynosiła 30 zł na dzień, miały miejsce dwie podwyżki diet krajowych. 28 lipca 2022 roku wzrosły one do 38 zł, a następnie 1 stycznia 2023 do poziomu 45 zł i taka stawka obowiązuje aktualnie.
Delegacja – ryczałt za dojazdy i noclegi
Sama podwyżka diety to jednak nie wszystko, ponieważ wzrosły też inne świadczenia mające istotny wpływ na rozliczanie delegacji krajowych, czyli ryczałty za nocleg, ryczałty na pokrycie kosztów dojazdu środkami komunikacji miejskiej oraz koszty noclegu:
- Ryczałt za nocleg w delegacji wynosi 150 proc. diety krajowej, co obecnie stanowi kwotę 67,50 zł.
- Ryczałt za dojazdy (delegacja krajowa) komunikacją miejską wynosi 20 proc. diety krajowej, czyli obecnie jest to 9 zł.
- Zwrot udokumentowanych kosztów noclegu nie może przekroczyć dwudziestokrotności stawki diety krajowej, co oznacza, że maksymalna kwota zwrotu za jedną dobę hotelową wynosi 900 zł.
Delegacje krajowe diety – jak je obliczyć?
Głównym czynnikiem, który należy uwzględnić podczas obliczania diety w delegacji krajowej, jest czas trwania podróży:
- Jeśli podróż służbowa trwała mniej niż 24 godziny, ale więcej niż 12 godzin, pracownikowi przysługuje pełna dieta. Gdy czas trwania wynosił między 8 a 12 godzin, dieta wynosi 50 proc. pełnej stawki. Natomiast, jeśli podróż była krótsza niż 8 godzin, dieta nie przysługuje.
- Analogicznie rozliczana jest każda niepełna, ale rozpoczęta doba: jeśli czas podróży wynosił do 8 godzin, pracownik otrzymuje 50 proc. diety. Jeśli delegacja trwała ponad 8 godzin, przysługuje pełna dieta.
- W przypadku podróży przekraczającej 24 godziny, za każdy dzień delegacji krajowej (również każdej rozpoczętej doby) wypłacane są pełne diety, a za niepełne doby – częściowe diety zgodnie z powyżej opisanymi zasadami.
- Każda pełna doba podróży skutkuje wypłatą 100 proc. diety krajowej.
Pamiętaj również o tym, że za nocną podróż, która wyklucza możliwość wyspania się w nocy, do 8 godzin po jej zakończeniu przysługuje Ci wolny dzień na odespanie.
Jeśli pracodawca zapewnia Ci bezpłatne wyżywienie, dieta obniża się: o 25 proc. za śniadanie, 50 proc. za obiad i 25 proc. za kolację.
Delegacje krajowe – przykład rozliczenia:
Marek, pracownik firmy ABC z siedzibą w Gdańsku, odbył podróż służbową na spotkanie z klientem w Poznaniu.
Z Gdańska wyjechał samochodem o 6.00 rano i wrócił tego samego dnia o godzinie 18.00. Jego podróż służbowa trwała 12 godzin, w związku z tym przysługuje mu dieta w wysokości 45,00 zł (cała stawka dobowej diety).
Gdyby wracał do Gdańska samochodem, który dojeżdżałby do tego miasta o godzinie 20.30 (czyli po ponad 14 godzinach), otrzymałby dietę 67,50 zł (pełna stawka diety za dobę plus połowa stawki za kolejną dobę).
Natomiast, gdyby wracał następnego dnia o godzinie 10.00, jego podróż (od 6.00 pierwszego dnia do 10.00 następnego dnia) trwałaby 28 godzin, a dieta wyniosłaby 45,00 zł za pierwszą dobę + 45,00 zł za rozpoczętą kolejną dobę podróży (4 godziny kolejnej doby).
Zobacz też:
Praca Czechy – jak wygląda praca i życie w Czechach? + Zarobki Czechy
Praca Dania – jak wygląda życie i praca w Danii?
Praca Holandia – ile zarabia się w Holandii? Jakie formalności trzeba wypełnić?
Praca w Kanadzie – czy emigracja do Kanady to dobry pomysł?
Praca Norwegia – Ile zarabia się w Norwegii?
Delegacja zagraniczna
Delegacja zagraniczna to nic innego jak podróż służbowa poza granice Polski. Pracownik, na zlecenie swojego pracodawcy, wyjeżdża do innego kraju, aby tam wykonać określone zadania służbowe. Podobnie jak w przypadku delegacji krajowej, celem takiego wyjazdu może być np. uczestnictwo w szkoleniu, negocjacje biznesowe czy wizyta u klienta.
Czym różni się od delegacji krajowej?
Podstawową różnicą jest oczywiście miejsce odbywania podróży. Delegacja zagraniczna wiąże się z przekroczeniem granicy państwowej, co niesie za sobą dodatkowe formalności i często wyższe koszty.
Jak wygląda rozliczenie delegacji zagranicznej?
Czas pobytu pracownika w delegacji zagranicznej liczony jest inaczej w zależności od środków komunikacji:
- podróż lądowa – od chwili przekroczenia granicy polskiej w drodze za granicę, do chwili przekroczenia granicy polskiej w drodze powrotnej;
- podróż lotnicza – od chwili startu samolotu w drodze za granicę z ostatniego lotniska w kraju, do chwili lądowania samolotu w drodze powrotnej na pierwszym lotnisku w kraju;
- podróż morska – od chwili wyjścia promu z portu polskiego, do chwili wejścia promu do portu polskiego w drodze powrotnej.
Przed samym wyjazdem powinieneś otrzymać od pracodawcy wynikającą ze wstępnej kalkulacji zaliczkę na pokrycie niezbędnych kosztów, a następnie w ciągu 14 dni od zakończenia podróży musisz przedstawić dowody poniesionych kosztów, które zostaną uregulowane. Nie musisz jednak dokumentować sposobu, w jaki wydałeś diety.
Proces rozliczania delegacji jest skomplikowany i obarczony ryzykiem błędów. Pracownicy często nie są świadomi obowiązujących przepisów i zasad, co prowadzi do niepotrzebnych wydatków, których pracodawca nie może zwrócić. Brak odpowiednich dokumentów potwierdzających poniesione koszty jest najczęstszą przyczyną problemów z rozliczeniem. Ponadto przekraczanie limitów określonych w rozporządzeniu jest kolejnym wyzwaniem, które może prowadzić do nieprzyjemnych niespodzianek.
Ile wynoszą diety zagraniczne 2024?
Za podróże służbowe poza granice kraju pracownikowi przysługują określone świadczenia, takie jak diety, zwrot kosztów przejazdu i zakwaterowania oraz innych niezbędnych wydatków. W wyjątkowych sytuacjach pracodawca może zgodzić się na pokrycie kosztów zakwaterowania wyższych niż standardowo przyjęte.
Wysokość diet zależy od kraju, do którego pracownik jedzie i jest ustalona w rozporządzeniu MPiPS z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej, które zostało zmienione w 2022 roku, a nowe stawki diet zagranicznych obowiązują od 29 listopada 2022 roku.
Diety zagraniczne 2024 – przykłady:
- Albania – 41 EUR;
- Chiny – 55 EUR;
- Czechy – 41 EUR;
- Dania – 446 DKK;
- Egipt – 55 USD;
- Estonia – 45 EUR;
- Francja – 55 EUR;
- Hiszpania – 50 EUR;
- Meksyk – 58 USD.
Pełną tabelę znajdziesz TUTAJ
Ryczał nocleg: jaki jest limit na nocleg delegacja zagraniczna?
Ryczałt za nocleg w delegacji zagranicznej, czyli zwrot kosztów za nocleg następuje na podstawie przedstawionych dokumentów, jednak w przeciwieństwie do delegacji krajowej, wyłącznie do wysokości limitu podanego w rozporządzeniu Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 30 czerwca 2022 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej, który różni się w zależności od kraju, do którego się udajesz – przykładowo w Niemczech jest to 170 euro, a w Belgii 200 euro. W przypadku braku odpowiednich dokumentów otrzymasz jedynie 25 proc. wspomnianego limitu.
Delegacje zagraniczne a zwrot kosztów noclegu – przykład:
Pani Anna pojechała na polecenie swojego pracodawcy w podróż służbową do Niemiec. Spędziła trzy noce w hotelu, za co zapłaciła łącznie 450 euro (3 x 150 euro). Pracodawca zwróci jej całą kwotę, ponieważ nie przekroczyła limitu, który w Niemczech wynosi 170 euro za dobę.
Ryczałt za dojazdy w delegacji zagranicznej
Przebywając za granicą w miejscowości docelowej i tam, gdzie będziesz nocował, przysługuje Ci ryczałt na dojazdy w delegacji zagranicznej w wysokości jednej diety na pokrycie kosztów dojazdu z dworca, lotniska czy portu morskiego. W przypadku dojazdu w jedną stronę otrzymasz 50 proc. diety, a na pokrycie kosztów dojazdów komunikacji miejscowej – dodatkowo 10 proc. diety za każdą rozpoczęta dobę podróży.
Powyższe ryczałty nie przysługują Ci, jeśli odbywasz podróż samochodem służbowym lub pracodawca zapewnia Ci bezpłatne dojazdy.
Delegacja zagraniczna a koszty leczenia
Jeśli rozchorujesz się, przebywając w podróży służbowej za granicą, pracodawca zwraca Ci koszty leczenia, o ile są odpowiednio udokumentowane, a ich poniesienie było niezbędnie. Nie możesz więc domagać się zwrotu kosztów np. za leki, których nabycie za granicą nie było konieczne, zabiegów chirurgii plastycznej czy nabycia okularów.
Dieta zagraniczna 2024 – jak ją obliczyć?
Przy obliczaniu diet zagranicznych obowiązują następujące zasady:
- za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości;
- za niepełną dobę (do 8 godzin) przysługuje ⅓ diety;
- za 8-12 godzin delegacji przysługuje ½ diety;
- powyżej 12 godzin przysługuje dieta w pełnej wysokości.
Jeśli w trakcie delegacji zagranicznej przysługuje Ci całodzienne wyżywienie, otrzymasz 25 proc. diety. Jeśli częściowe – od dziennej stawki odejmuje się odpowiednio:
- 15 proc. diety za śniadanie;
- 30 proc. diety za obiad;
- 30 proc. diety za kolację;
- 25 proc. diety za inne wydatki.
Możesz również otrzymywać ekwiwalent pieniężny na wyżywienie, co oznacza brak diety, chyba że ekwiwalent jest niższy od diety – wtedy przysługuje Ci wyrównanie do wysokości należnej diety.
Jak rozliczyć delegację zagraniczną – przykład:
Wolontariusz Fundacji Y odbył w dniach 5-8 października podróż służbową na Międzynarodową Konferencję Technologiczną w Berlinie. Z Krakowa wyleciał samolotem o godzinie 7.00 rano, a wrócił do Krakowa o godzinie 21.00. Przysługują mu cztery pełne diety. Nocował w hotelu, gdzie zagwarantowane było śniadanie, a organizatorzy konferencji zapewnili uczestnikom obiad w dniach 6 i 7 października oraz uroczystą kolację 7 października. Kalkulacja jego diet wygląda następująco:
W podróży przebywał od 5 października od godz. 7:00 do 8 października do godz. 21:00, czyli w sumie 3 doby i 14 godzin. Należą mu się 4 pełne diety, które trzeba pomniejszyć o potrącenia za zapewnione posiłki:
- 5 października – nie miał zapewnionych posiłków, więc nie ma potrąceń.
- 6 października – śniadanie w hotelu i obiad w trakcie konferencji.
- -15 proc. (śniadanie) -30 proc. (obiad), co oznacza odjęcie 45 proc. diety.
- 7 października – śniadanie w hotelu, obiad i uroczysta kolacja w trakcie konferencji.
- -15 proc. (śniadanie) – 30 proc. (obiad) – 30 proc. (kolacja), co oznacza odjęcie 75 proc. diety.
- 8 października – śniadanie w hotelu.
- -15 proc. (śniadanie), co oznacza odjęcie 15 proc. diety dobowej.
Pozostała kwota diet wygląda następująco: 100 proc., 55 proc., 25 proc., i 85 proc. diet dobowych.
Czy dieta jest opodatkowana?
Dieta jest dla Ciebie zwolniona z podatku dochodowego do wysokości limitu określonego w przepisach. Jeśli jednak otrzymasz dietę ponad limit – nadywżka będzie stanowiła przychód, od którego musisz odprowadzić podatek.
Zoabcz też:
Wzory CV
Szablony CV
Przykładowe CV
Metoda SMART – cele zawodowe: jak je wyznaczać?
Dlaczego warto zdobyć tytuł MBA? Studia MBA: korzyści dla Twojej kariery i rozwoju zawodowego
Podstawy zawodu sommeliera – kim jest i czym zajmuje się sommelier?
Jak napisać profesjonalne CV do urzędu? Praktyczne wskazówki
Jak wygląda praca kelnera? Ile zarabia kelner? Wszystko, co musisz wiedzieć o tym zawodzie
Studia doktoranckie: Co warto wiedzieć przed podjęciem decyzji o doktoracie?
CSR co to? Na czym polega społeczna odpowiedzialność biznesu?
Praca po 50-tce i 60-tce: Najlepsze branże i zawody dla dojrzałych profesjonalistów
Studia podyplomowe. Ile trwają, cena?
Języki obce na rynku pracy. Jakich języków warto się uczyć?
Podatek do 26 roku życia: Co warto wiedzieć o ulgach, zwolnieniach i obowiązkach podatkowych młodych dorosłych
Jak powinno wyglądać ergonomiczne stanowisko pracy? Organizacja miejsca pracy
Sposoby na rozwój osobisty i zawodowy
