W codziennym prowadzeniu firmy nie brakuje sytuacji, w których musisz sięgnąć po odpowiednie dokumenty księgowe – nawet wtedy, gdy nie wystawiasz klasycznej faktury. Jednym z takich dokumentów, który często budzi wątpliwości, jest nota obciążeniowa. Co to takiego? Czy można ją wystawić bez VAT? Kiedy się ją stosuje i czy w ogólne ma taką samą moc prawną jak faktura? W tym artykule znajdziesz klarowne wyjaśnienie.
To może Cię zaciekawić: Własna działalność – jak założyć firmę? Jak otworzyć działalność jednoosobową?
Nota obciążeniowa – sprawdź:
Nota obciążeniowa co to?
Zanim przejdziemy do praktycznych przykładów i zastosowań, warto dokładnie zrozumieć, co to jest nota obciążeniowa? To dokument, który służy do potwierdzenia przeniesienia określonych kosztów – takich, które nie podlegają opodatkowaniu VAT lub które nie stanowią klasycznej sprzedaży towarów i usług. W praktyce oznacza to, że zamiast wystawiać fakturę, możesz posłużyć się właśnie notą, by np. obciążyć kontrahenta za dodatkowe koszty, jak kara umowna, odsetki czy refakturowanie usług nieopodatkowanych.
Nota obciążeniowa to tylko jeden z rodzajów tzw. not księgowych. Dla porównania:
- nota uznaniowa służy do udokumentowania zdarzeń, które nie mogą zostać objęte podatkiem VAT, np. darowizn;
- nota uznaniowo-obciążeniowa łączy funkcję uznania i obciążenia – to rzadziej spotykany dokument, ale przydatny w niektórych rozliczeniach między firmami.
Najważniejsze, co musisz wiedzieć: nota obciążeniowa nie trafia do rejestru VAT, czyli nie wpływa ani na ewidencję sprzedaży, ani na zakupy VAT. Jeśli prowadzisz księgowość w formie KPiR (księgi przychodów i rozchodów), dokument ten należy ująć w odpowiedniej kolumnie – zgodnie z kategorią kosztu lub przychodu. Natomiast jeśli rozliczasz się ryczałtem ewidencjonowanym, nie powinieneś jej księgować, ponieważ w tej formie opodatkowania koszty uzyskania przychodu nie mają zastosowania.
Zobacz też: Jak założyć Profil Zaufany?
Nota obciążeniowa w praktyce – kiedy z niej skorzystać?
Załóżmy, że prowadzisz firmę remontowo-budowlaną i podpisałeś umowę z klientem biznesowym na wykonanie prac w określonym terminie. W umowie znajduje się zapis o karze umownej w wysokości 500 zł za każdy dzień opóźnienia. Kontrahent nie dotrzymał terminu zapłaty zaliczki, przez co prace rozpoczęły się z opóźnieniem. Chcesz więc dochodzić należnej Ci kwoty.
W takiej sytuacji nie wystawiasz faktury, ponieważ nie doszło do sprzedaży towaru ani usługi opodatkowanej VAT. Zamiast tego:
- sporządzasz notę obciążeniową na odpowiednią kwotę (np. 3 dni opóźnienia x 500 zł = 1500 zł);
- w dokumencie wskazujesz, czego dotyczy należność (np. kara umowna za niedotrzymanie terminu wpłaty zaliczki, zgodnie z § 4 ust. 2 umowy nr 10/07/2025”);
- podajesz dane swojej firmy i dane kontrahenta, numer noty, datę, kwotę i termin zapłaty.
Tak wystawioną notę przekazujesz kontrahentowi – mailowo lub pocztą. Dokument nie trafia do ewidencji VAT, ale należy go ująć w księdze przychodów i rozchodów (jeśli korzystasz z tej formy księgowości), jako pozostały przychód.
Kiedy jeszcze skorzystasz z noty obciążeniowej?
- Gdy chcesz obciążyć drugą stronę za odsetki za zwłokę płatności.
- Przy refakturowaniu kosztów niepodlegających VAT (np. kosztów mediów w najmie prywatnym).
- W przypadku zwrotu kosztów niezwiązanych bezpośrednio ze sprzedażą towarów czy usług (np. zwrot kosztów naprawy szkody spowodowanej przez klienta).
Nota księgowa a nota obciążeniowa
Pojęcia nota księgowa i nota obciążeniowa bywają używane zamiennie, ale w rzeczywistości nie oznaczają dokładnie tego samego. Nota księgowa to szersze pojęcie, które odnosi się do dokumentu służącego do ewidencjonowania różnego rodzaju zdarzeń gospodarczych, które nie mogą być udokumentowane fakturą VAT. Może to być np. zwrot kosztów, obciążenie za opóźnienie, naliczenie odsetek, korekta błędów lub inne sytuacje nieobjęte VAT-em.
Z kolei nota obciążeniowa to konkretny rodzaj noty księgowej, której celem jest obciążenie kontrahenta określoną kwotą – np. z tytułu kary umownej, naprawienia szkody, czy zwrotu kosztów. Zawsze wiąże się z należnością do zapłaty i jasno wskazuje kwotę, za którą odbiorca dokumentu ponosi odpowiedzialność.
Można więc powiedzieć, że każda nota obciążeniowa jest notą księgową, ale nie każda nota księgowa ma charakter obciążeniowy. Warto znać to rozróżnienie, aby właściwie klasyfikować dokumenty w firmowej dokumentacji i uniknąć błędów przy księgowaniu.
Sprawdź: Jakie są umowy cywilnoprawne? Rodzaje i charakterystyka
Jak wystawić notę obciążeniową?
Wystawienie noty obciążeniowej nie jest skomplikowane, ale warto wiedzieć, co dokładnie powinno się w niej znaleźć, aby spełniała wymogi dokumentu księgowego i mogła być ujęta w podatkowej księdze przychodów i rozchodów (KPiR).
Choć przepisy nie narzucają jednolitego wzoru noty obciążeniowej, dokument musi zawierać konkretne informacje, które potwierdzają zaistnienie operacji gospodarczej i pozwolą ją odpowiednio zaksięgować. Co zatem powinien zawierać kompletny wzór noty obciążeniowej?
- Dane kontaktowe obu stron – Twojej firmy oraz kontrahenta;
- datę sporządzenia dokumentu;
- datę wykonania operacji gospodarczej (jeśli różni się od daty wystawienia);
- opis operacji np. ‘obciążenie za koszty naprawy szkody z dania…”;
- wartość należności oraz, jeśli to możliwe, ilość jednostek np. dni, godzin, sztuk;
- określenie rodzaju dokumentu, czyli że jest to nota obciążeniowa, wraz z jej numerem identyfikacyjnym;
- podpis osoby wystawiającej dokument oraz osoby po stronie kontrahenta (jeśli to konieczne);
- adnotację o tym, że dokument został sprawdzony i zakwalifikowany do ujęcia w księgach rachunkowych wraz z podpisem osoby odpowiedzialnej a księgowość lub właściciela.
Dobrze przygotowana nota będzie podstawą do prawidłowego zaksięgowania operacji. W praktyce najczęściej zapisuje się ją w kolumnie „pozostałe przychody” w KPiR. Pamiętaj jednak, że jeśli rozliczasz się w formie ryczałtu ewidencjonowanego, to nota nie powinna być uwzględniana – w tej formie nie rozliczasz kosztów.
Nie musisz korzystać z gotowego druku – wystarczy, że stworzysz dokument zawierający powyższe elementy. Możesz też sięgnąć po nasz gotowy wzór, który przygotowaliśmy w kolejnej części artykułu.
Nota obciążeniowa – wzór:
WYSTAWIAJĄCY:
Virexo Systems Sp. z o.o.
ul. Dolomitowa 8, 62-050 Mosina
NIP: 102-203-99-11ODBIORCA:
Grenthold Technik GmbH
Meisterstraße 17, 60311 Frankfurt am Main
NIP EU: DE882345612NOTA OBCIĄŻENIOWA
Nr: NO/07/2025/03
Data wystawienia: 21.07.2025
L.p. Tytuł obciążenia Kwota obciążenia 1 Kara umowna za opóźnienie – 2 dni × 600,00 zł 1 200,00 zł 2 Obciążenie za uszkodzenie wypożyczonego sprzętu 800,00 zł 3 Zwrot kosztów transportu poniesionych w imieniu kontrahenta (faktura nr X) 450,00 zł Słownie: dwa tysiące czterysta pięćdziesiąt złotych 00/100
Razem: 2 450,00 złTermin płatności: 7 dni od daty otrzymania noty
Nazwa banku: Polska Kasa Rozliczeniowa S.A.
Numer konta: 44 1180 1234 0000 0000 9876 5432
……………………………….. ……………………………….. Wystawca Odbiorca
Kiedy nota obciążeniowa jest kosztem podatkowym?
Nie wszystkie noty obciążeniowe stają się automatycznie kosztami podatkowymi, ale w wielu przypadkach mogą zostać za taki uznane, o ile spełniają konkretne warunki. Kluczowe znaczenie ma to, czy dana nota została wystawiona w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą oraz, czy dotyczy wydatków poniesionych w celu uzyskania przychodu lub zabezpieczenia źródła przychodu przed startą.
Innymi słowy: jeśli dana nota obciążeniowa dokumentuje rzeczywisty wydatek związany z funkcjonowaniem firmy, np. refakturowanie kosztów transportu, kara umowna za niedotrzymanie warunków kontraktu przez kontrahenta czy odszkodowanie za uszkodzony sprzęt, to jej wartość może zostać zaliczona do kosztów uzyskania przychodu.
Warto również pamiętać, że nawet jeśli dana nota nie zawiera VAT-u, nie wyklucza możliwości ujęcia jej w kosztach. Ostatecznie jednak wszystko zależy od konkretnego przypadku i jego związku z działalnością firmy.
Jeśli masz wątpliwości, czy dana nota powinna zostać zaksięgowana jako koszt podatkowy, najlepiej skonsultować się z księgowym – dzięki temu unikniesz błędów podczas rozliczeń.
Nota obciążeniowa a faktura
Choć zarówno nota obciążeniowa, jak i faktura dokumentują operacje gospodarcze, nie są tym samym i nie mogą być używane zamiennie. Przedsiębiorcy sięgają po notę obciążeniową w sytuacjach, gdy nie ma możliwości wystawienia faktury VAT na przykład dlatego, że dana czynność nie podlega opodatkowaniu VAT lub nie jest klasyczną sprzedażą towaru, bądź usługi.
Z tego powodu, nota obciążeniowa nie może być uznana za fakturę, nawet jeśli zawiera kwotę należności, dane kontrahentów czy opis zdarzenia. To odrębny dokument księgowy, który pozwala udokumentować określony przychód lub koszt – szczególnie w sytuacjach takich jak kary umowne, zwroty kosztów, refakturowanie kosztów nieopodatkowanych itp.
Zgodnie z przepisami, podstawą zapisów w księdze przychodów i rozchodów (KPiR) są takie dowody księgowe jak faktury VAT, faktury VAT RR czy dokumenty celne, które potwierdzają rzeczywiste operacje gospodarcze. Nota obciążeniowa może być jednak traktowana jako inny dowód księgowy, jeśli odzwierciedla faktyczny przebieg zdarzenia i zawiera wszystkie niezbędne dane – takie jak opis operacji, datę, wartość i dane stron.
Nota obciążeniowa: podsumowanie
Nota obciążeniowa to praktyczne narzędzie wykorzystywane przez przedsiębiorców w sytuacjach, gdy nie można wystawić faktury VAT, ale zachodzi potrzeba udokumentowania należności. Choć nie jest fakturą, może pełnić rolę dowodu księgowego i – pod pewnymi warunkami – stanowić koszt podatkowy. Ważne jednak, aby została prawidłowo sporządzona i użyta zgodnie z przepisami.
Zobacz też więcej naszych treści:
Wzory CV
Szablony CV
Przykładowe CV
Jak zachować ciągłość pracy przy zmianie pracy?
Na czym polega metoda STAR w rekrutacji?
Know how co to znaczy? Jak można je chronić?
Praca w weekendy: jakie wynagrodzenie za pracę w sobotę i niedzielę?
Jak rozliczyć używanie samochodu prywatnego do celów służbowych?
Równoważny czas pracy: zasady – jak wygląda zatrudnienie w systemie równoważnym?
Praca tymczasowa: jakie prawa ma pracownik tymczasowy?
Jak napisać podziękowanie za współpracę? Krótkie podziękowanie dla szefa i współpracowników
Praca zmianowa: co warto o niej wiedzieć? Jak w praktyce wygląda system pracy zmianowej?
Ile zarabia anestezjolog? Kto to? Na czym polega jego praca?
Scrum co to? Na czym polega metodyka Scrum i jakie ma założenia?
Do kiedy trzeba wykorzystać zaległy urlop?
