Masz już w głowie wizję wakacyjnego wypadu nad morze albo krótki urlop w górach? Zanim jednak zaczniesz rezerwować noclegi, warto sprawdzić, co na temat planowania urlopów mów Kodeks pracy. Bo choć wypoczynek jak najbardziej Ci się należy, to nie zawsze możesz po prostu wpisać wolne dni w kalendarz i poinformować szefa. W wielu firmach obowiązuje tzw. plan urlopów – dokument, który ma pogodzić potrzeby pracowników z interesem pracodawcy. Czy plan urlopów jest obowiązkowy? Kto go ustala? I co, jeśli nie chcesz się do niego stosować?
To Cię zainteresuje: Wniosek o urlop wypoczynkowy – pobierz gotowy wzór wniosku o urlop
Plan urlopów – co warto wiedzieć?
Plan urlopów – Kodeks pracy
Jeśli zastanawiasz się, jak wygląda planowanie urlopu, art. 163 Kodeksu pracy określa to całkiem jasno. Zgodnie z przepisami, pracodawca ma obowiązek przygotować plan urlopów, który uwzględnia zarówno potrzeby firmy, jak i wnioski pracowników. To oznacza, ze nie może dowolnie narzucać terminów, ale tez pracownicy nie mogą samodzielnie wpisywać się w kalendarz bez żadnych ustaleń. Art. 163 kp podkreśla, że kluczem jest zachowanie równowagi: z jednej strony ciągłość pracy, z drugiej prawo do wypoczynku.
Co ważne, planem urlopów nie obejmuje się tzw. urlopu na żądanie (czyli czterech dni w roku, które możesz wykorzystać w nagłej sytuacji). Dobrze ułożony plan to nie tylko kwestia przepisów, ale też duże ułatwienie w codziennym funkcjonowaniu firmy i sposób na uniknięcie spięć w zespole. Dlatego warto wiedzieć, że planowanie urlopu Kodeks pracy traktuje jako obowiązek, a nie dobrą wolę pracodawcy.
Plan urlopów czy jest obowiązkowy?
Choć planowaniu urlopu Kodeks pracy przedstawia jako zasadę, to – jak często bywa w prawie – są wyjątki. Zgodnie z art. 163 kp pracodawca co do zasady powinien ustalić plan urlopów. Ale nie zawsze musi to robić. Jeśli w firmie nie działa zakładowa organizacja związkowa albo związek wyraził zgodę na rezygnację z planu – obowiązek ten znika. W takiej sytuacji terminy urlopów ustala się indywidualnie, w porozumieniu z pracownikami.
Oczywiście nawet bez formalnego planu urlopy nie znikają, nadal trzeba je przyznać, uwzględniając wnioski zatrudnionych. Po prostu nie są one wypisywane z góry na cały rok.
Zobacz też: Ile dni urlopu przysługuje pracownikowi? 20 czy 26 dni urlopu? Urlop wypoczynkowy 2025
Co powinien zawierać plan urlopowy?
Dobrze przygotowany plan urlopów wypoczynkowych to nie tylko kwestia przepisów, ale przede wszystkim praktyczne narzędzie, które ułatwia organizację pracy i zapobiega chaosowi kadrowemu, co sprawdza się szczególnie w większych firmach. Aby spełniał swoje zadanie i był zgodny z przepisami, powinien zawierać kilka kluczowych elementów.
Oto co powinno znaleźć się w planie urlopowym:
- Terminy urlopów wypoczynkowych – czyli konkretne daty zaplanowanego wypoczynku każdego pracownika; ustalane z uwzględnieniem jego wniosków i potrzeb zakładu pracy. Ważne, aby co najmniej jedna część urlopu obejmowała minimum 14 kolejnych dni kalendarzowych.
- Dane pracowników – imię, nazwisko, stanowisko, dział to dane, które pozwalają szybko zidentyfikować, kto i kiedy planuje wolne, co zmniejsza ryzyko pomyłek.
- Wymiar urlopu – zarówno bieżącego, jak i zaległego z poprzednich lat.
- Zasady zmian w planie, czyli jak wygląda procedura, gdy trzeba przesunąć termin urlopu z powodu nieprzewidzianych okoliczności.
- Okres obowiązywania planu – plan urlopowy musi jasno określać, którego roku dotyczy i być gotowy najpóźniej do 31 grudnia roku poprzedniego.
- Informacja o wyłączeniu urlopu na żądanie – plan urlopu nie powinien obejmować 4 dni urlopu na żądanie, które każdy pracownik może wykorzystać niezależnie.
- Podpisy stron – zarówno pracodawcy, jak i pracowników.
Plan urlopowy w przypadku pierwszej pracy
Osoby, które dopiero zaczynają swoją pierwszą pracę na etacie, również powinny zostać ujęte w planie urlopów, choć ich sytuacja różni się od tej, w której są pracownicy z dłuższym stażem. Kodeks pracy wprost wskazuje, że w przypadku pierwszej pracy urlop wypoczynkowy nie przysługuje “z góry”, lecz naliczany jest wymiarze 1/12 rocznego urlopu za każdy przepracowany miesiąc. W praktyce oznacza to, że po miesiącu zatrudnienia pracownikowi należy się ok. 1,66 dnia urlopu, co często jest zaokrąglane w górę do 2 dni.
Mimo tych specyficznych zasad naliczania nowy pracownik także powinien znaleźć się w planie urlopów, oczywiście z uwzględnieniem liczby dni, które realnie przysługują mu w danym okresie. Jeśli zatrudnienie jest tymczasowe np. umowa na okres próbny lub umowa na czas określony – urlop należy zaplanować proporcjonalnie do okresu trwania tejże umowy. A gdy zostanie przedłużona lub przekształcona w stałą – pracodawca ma obowiązek zaktualizować plan urlopowy, dopisując kolejne dni zgodnie z aktualnym wymiarem urlopu.
Plan urlopów – do kiedy?
Choć Kodeks pracy nie wskazuje konkretnej daty granicznej, to w praktyce przyjęło się, że plan urlopów na dany rok kalendarzowy powinien być gotowy najpóźniej do 31 grudnia roku poprzedzającego. Oznacza to, że np. plan urlopów 2025 powinien zostać sporządzony do końca grudnia 2024.
Ciekawą alternatywą są również krótsze cykle planowania np. kwartalne lub półroczne. To rozwiązanie często lepiej sprawdza się w organizacjach, które cenią sobie większą elastyczność i dostosowanie do zmieniających się okoliczności. Dodatkowo w większych firmach dobrą praktyką jest tworzenie osobnych planów urlopowych dla konkretnych zespołów lub działów. Takie rozwiązania pozwalają łatwiej zapanować nad zastępstwami, a ryzyko przestojów czy dezorganizacji znacząco maleje.
Czy można przesunąć urlop planowany?
Tak, planowany urlop można przesunąć, jeśli pojawią się ku temu ważne powody – zarówno po stronie pracownika, jak i pracodawcy. Choć plan urlopów to dokument, który ma porządkować wypoczynek w firmie, nie jest on całkowicie sztywny i dopuszcza zmiany w wyjątkowych sytuacjach.
Zgodnie z art. 164 § 1 Kodeksu pracy, pracownik może wystąpić z wnioskiem o przesunięcie urlopu z powodu ważnych przyczyn osobistych – na przykład nagłej choroby członka rodziny czy nieprzewidzianej sytuacji życiowej. Z kolei pracodawca, działając na podstawie art. 164 § 2, ma prawo zmienić termin zaplanowanego urlopu pracownika, jeśli jego obecność w pracy okaże się niezbędna – np. przy zagrożeniu dla ciągłości produkcji lub realizacji ważnego kontraktu.
Zmiany mogą nastąpić również w sytuacjach usprawiedliwionej nieobecności pracownika, jak choroba, urlop macierzyński, ćwiczenia wojskowe, a także w przypadku wprowadzenia urlopu uzupełniającego. Przesunięcie urlopu może być też konieczne, gdy pracownik korzysta z urlopu wypoczynkowego w okresie wypowiedzenia – co pozwala uniknąć wypłaty ekwiwalentu.
Krótko mówiąc: plan urlopów można modyfikować, ale musi to wynikać z realnych potrzeb lub ważnych okoliczności.
Plany urlopowe – odpowiedzi na nurtujące kwestie:
Plan urlopów: ile dni trzeba zaplanować?
W planie urlopów należy uwzględnić cały przysługujący pracownikowi urlop wypoczynkowy z wyłączeniem 4 dni urlopu na żądanie.
Czy pracownik musi zaplanować cały urlop?
Tak, co do zasady pracownik powinien zaplanować cały wymiar urlopu, z wyjątkiem 4 dni, które może wykorzystać na żądanie – bez wcześniejszego planowania.
Ile dni urlopu może zaplanować pracodawca?
Pracodawca ustala plan urlopów, biorąc pod uwagę wnioski pracowników, ale może samodzielnie zaplanować dni urlopowe, jeśli pracownik ich nie wskaże. Nie może jednak zaplanować urlopu na żądanie.
Czy plan urlopów jest wiążący dla pracownika?
Tak – po zatwierdzeniu planu urlopów, zarówno pracownik, jak i pracodawca powinni się go trzymać, chyba że wystąpią uzasadnione powody do jego zmiany.
Ile urlopu może dysponować pracodawca?
Pracodawca może dysponować urlopem pracownika wyłącznie w wyjątkowych przypadkach np. jeśli wymaga tego zapewnienie ciągłości pracy. Co do zasady musi uwzględniać wnioski pracownika.
Więcej znajdziesz tutaj:
Wzory CV
Szablony CV
Przykładowe CV
Na czym polega metoda STAR w rekrutacji?
Know how co to znaczy? Jak można je chronić?
Praca zmianowa: co warto o niej wiedzieć? Jak w praktyce wygląda system pracy zmianowej?
Ile zarabia anestezjolog? Kto to? Na czym polega jego praca?
Praca w weekendy: jakie wynagrodzenie za pracę w sobotę i niedzielę?
Jakie są umowy cywilnoprawne? Rodzaje i charakterystyka
Scrum co to? Na czym polega metodyka Scrum i jakie ma założenia?
Do kiedy trzeba wykorzystać zaległy urlop?
Jak rozliczyć używanie samochodu prywatnego do celów służbowych?
Równoważny czas pracy: zasady – jak wygląda zatrudnienie w systemie równoważnym?
NGO praca – na czym polega? Jak ją dostać?
Termin wypłaty wynagrodzenia w budżetówce i nie tylko – sprawdź!
