Otrzymałeś właśnie zadanie od przełożonego i zastanawiasz się, czy musisz je wykonać? A może polecenie wydaje Ci się niezgodne z Twoim zakresem obowiązków albo wręcz narusza prawo? W takich sytuacjach warto wiedzieć, czym tak naprawdę jest polecenie służbowe, kiedy jest ono wiążące, a kiedy możesz – zgodnie z przepisami – odmówić jego wykonania.
Zobacz dodatkowo: Co to jest notatka służbowa i jak ją napisać? Dodatkowo: notatka służbowa wzór
Polecenie służbowe – z tego artykułu dowiesz się:
Co to jest polecenie służbowe?
W codziennej pracy polecenia służbowe są czymś naturalnym, pomagają organizować działania zespołu, delegować zadania i zapewniać ciągłość pracy. Ale nie każde polecenie wydane przez pracodawcę lub przełożonego musi być automatycznie wykonane. Prawo pracy stawia tu jasne granice, których przekroczenie może nieść konsekwencje – i dla pracownika i dla pracodawcy.
Polecenie służbowe to formalne zlecenie wydane przez przełożonego, które obowiązuje pracownika do wykonania określonych czynności lub zadań w ramach jego obowiązków zawodowych. Aby jednak było ono wiążące, musi spełniać kilka ważnych warunków. Przede wszystkim musi być zgodne z:
- obowiązującym prawem pracy;
- zawartą umową o pracę;
- zasadami współżycia społecznego.
W tym artykule wyjaśniamy, czym dokładnie jest polecenie służbowe, kto ma prawo je wydawać, w jakich przypadkach należy je wykonać bez dyskusji, a kiedy masz pełne prawo powiedzieć “nie”. Dzięki tej wiedzy łatwiej będzie Ci odnaleźć się w sytuacjach spornych i zadbać o swoje prawa, oczywiście z poszanowaniem zasad obowiązujących w miejscu pracy.
Polecenie służbowe: Kodeks pracy co na to?
Polecenie służbowe ma solidne podstawy prawne, które wynikają bezpośrednio z przepisów Kodeksu pracy. Już w momencie podpisania umowy o pracę obie strony (pracodawca i pracownik) zyskują nie tylko określone prawa, ale też obowiązki. Jak mówi art. 22 § 1 Kodeksu pracy:
pracownik zobowiązuje się do świadczenia pracy na rzecz pracodawcy pod jego kierownictwem oraz w miejscu i czasie przez niego wyznaczonym
To właśnie ten element podporządkowania stanowi fundament dla wydawania poleceń służbowych.
Polecenie służbowe jest więc formą realizowania zasady kierownictwa pracodawcy, ponieważ to on decyduje, co należy zrobić, kiedy i gdzie. Pracownik, jako strona podporządkowana, zobowiązana jest stosować się do takiego polecenia, o ile jest ono zgodne z prawem, umową o pracę i zasadami współżycia społecznego.
Pamiętaj jednak, że wypełnianie poleceń przełożonych to tylko jeden z obowiązków pracowniczych. Zgodnie z art. 100 § 2 Kodeksu pracy, pracownik jest zobowiązany także do:
- przestrzegania ustalonego czasu pracy;
- przestrzegania regulaminu pracy i porządku obowiązującego w zakładzie;
- stosowania się do przepisów BHP i przeciwpożarowych;
- dbania o dobro zakładu pracy i chronienia jego mienia;
- zachowania tajemnicy służbowej, jeśli ujawnienie informacji mogłoby zaszkodzić pracodawcy;
- przestrzegania zasad współżycia społecznego.
Wszystkie te elementy razem tworzą ramy, w których polecenie służbowe może być legalnie wydane i wykonane. Pracodawca nie może przekraczać tych granic, a pracownik nie powinien ich ignorować.
Kto wydaje polecenie służbowe?
Polecenie służbowe może zostać wydane wyłącznie przez osobę, która pełni funkcję przełożonego względem pracownika. Najczęściej będzie to bezpośredni przełożony – brygadzista, kierownik zespołu, manager, team leader lub inna osoba posiadająca formalne uprawnienia do zarządzania pracą danej osoby. W praktyce oznacza to, że polecenie może pochodzić nie tylko od samego pracodawcy, ale także od osób, które reprezentują go w strukturze organizacyjnej firmy.
Kluczowa jest w tym przypadku świadomość hierarchii obowiązującej w zakładzie pracy. Jeśli ktoś posiada uprawnienia do kierowania pracą innych, jego polecenia są dla podwładnych wiążące. Nie oznacza to jednak, że każda osoba w firmie może wydawać polecenia innym pracownikom. Osoba zatrudniona na równorzędnym stanowisku, bez przypisanych kompetencji nadzorczych, nie ma prawa wydawać poleceń służbowych.
Zobacz też: Struktura organizacyjna w firmie – jak może wyglądać hierarchia w firmie?
Polecenie służbowe na piśmie czy ustnie? W jakiej formie powinno zostać wydane?
Polecenie służbowe może być wydane zarówno ustnie, jak i na piśmie – obie formy są dopuszczalne i zgodne z prawem pracy. W praktyce, szczególnie w codziennych sytuacjach, przeważają polecenia ustne. Są one szybkie, wygodne i sprawdzają się podczas bieżących, rutynowych zadań. Polecenie służbowe na piśmie sprawdzi się jednak w przypadku bardziej złożonych zleceń, wymagających dokładnej dokumentacji lub budzących wątpliwości interpretacyjne.
Pisemne polecenie służbowe może zostać przekazane za pośrednictwem e-maila, wiadomości w firmowych komunikatorze lub w formie tradycyjnego dokumentu. To szczególnie ważne, w sytuacjach, które mogą prowadzić do sporu – wtedy polecenie służbowe na piśmie stanowi dowód jego wykonania lub odmowy wykonania.
Może Cię zaciekawić: Zwroty grzecznościowe w mailu
Polecenie służbowe – wzór:
Nie istnieje jeden obowiązujący wzór polecenia służbowego – jego treść powinna być dopasowana do sytuacji i stanowiska pracownika. Najważniejsze, by było jasne, konkretne i zrozumiałe. W wersji formalnej warto uwzględnić takie elementy, jak:
- dane identyfikacyjne pracodawcy i pracownika;
- miejsce i data wydania;
- dokładny opis zadania lub czynności;
- termin wykonania;
- podpis osoby wydającej polecenie.
Jeśli jednak polecenie jest wysyłane drogą elektroniczną do konkretnego pracownika, wystarczy zamieścić sam opis zadania i termin realizacji – pozostałe elementy nie są obligatoryjne. Najważniejsze jest, aby pracownik dokładnie wiedział, co ma zrobić, w jakim czasie i w jakim zakresie.
Czy możliwa jest odmowa wykonania polecenia służbowego?
Choć co do zasady pracownik ma obowiązek podporządkowania się poleceniom przełożonych, to nie każde polecenie służbowe musi być wykonane. Zgodnie z art. 100 § 1 Kodeksu pracy, pracownik powinien wykonywać pracę sumiennie i starannie, a także stosować się do poleceń przełożonych, jeśli spełniają one trzy warunki łącznie:
- dotyczą pracy zawodowej pracownika;
- nie są sprzeczne z przepisami prawa;
- nie są sprzeczne z zawartą umową o pracę.
Jeśli którykolwiek z tych warunków nie zostanie spełniony, pracownik ma prawo odmówić wykonania polecenia, bez narażania się na negatywne konsekwencje ze strony pracodawcy.
W praktyce oznacza to, że polecenia służbowe muszą odnosić się bezpośrednio do pracy – zarówno w sensie formalnym, jak i faktycznym. Nie mogą dotyczyć spraw prywatnych przełożonego czy zadań nieobjętych umową o pracę. Przykład? Jeśli szef prosi Cię o odebranie jego dziecka z przedszkola albo zrobienie zakupów – nie masz obowiązku tego robić. To nie jest Twoje zadanie zawodowe, nawet jeśli prośba została wydana “służbowo”.
Polecenie służbowe musi być zgodne również z przepisami prawa: Kodeksem pracy, przepisami BHP, regulacjami dotyczącymi ochrony danych czy zasadami współżycia społecznego. Jeśli polecenie naraża Twoje zdrowie lub godność, masz prawo odmówić jego wykonania. Na przykład: odmowa pracy na wysokości bez zabezpieczeń, sprzeciw wobec polecenia o charakterze dyskryminującym lub poniżającym – to nie tylko uzasadnione prawo pracownika, ale i obowiązek zadbania o własne bezpieczeństwo oraz poszanowanie godności osobistej.
Odmowa wykonania polecenia służbowego powinna być jednak przemyślana i w miarę możliwości poparta konkretnymi przepisami lub argumentami. Warto też rozważyć zgłoszenie takiej sytuacji przełożonemu wyższego szczebla, lub działowi HR, aby uniknąć nieporozumień czy konfliktów.
Jakie konsekwencje ma niewykonanie polecenia służbowego?
Odmowa wykonania polecenia służbowego może, ale nie musi wiązać się z negatywnymi konsekwencjami. Jeśli pracodawca wydaje polecenie niezgodne z prawem, zagrażające zdrowiu lub życiu, albo naruszające godność pracownika, to jego wykonanie nie jest obowiązkowe, a odmowa całkowicie uzasadniona i nie pociąga za sobą żadnych sankcji.
Sytuacja zmienia się diametralnie, gdy polecenie spełnia wszystkie wymagane warunki, a mimo to pracownik bezpodstawnie odmawia jego wykonania. W takim przypadku dochodzi do naruszenia podstawowych obowiązków pracowniczych, co może skutkować działaniami dyscyplinarnymi ze strony pracodawcy. W pierwszej kolejności może to być upomnienie lub nagana.
W skrajnych sytuacjach, gdy pracownik notorycznie ignoruje polecenia przełożonych, rażąco narusza dyscyplinę pracy lub w sposób świadomy i uporczywy łamie swoje obowiązki, pracodawca ma prawo rozwiązać umowę o pracę z winy pracownika (tzw. zwolnienie dyscyplinarne). Taki krok jest ostatecznością, ale może zostać zastosowany, jeśli brak reakcji mógłby zagrozić funkcjonowaniu firmy lub autorytetowi przełożonych.
Więcej ciekawych treści znajdziesz na naszym blogu:
Wzory CV
Szablony CV
Przykładowe CV
Jak zachować ciągłość pracy przy zmianie pracy?
Jak napisać podziękowanie za współpracę? Krótkie podziękowanie dla szefa i współpracowników
Know how co to znaczy? Jak można je chronić?
Ile zarabia anestezjolog? Kto to? Na czym polega jego praca?
Jakie są umowy cywilnoprawne? Rodzaje i charakterystyka
Do kiedy trzeba wykorzystać zaległy urlop?
Równoważny czas pracy: zasady – jak wygląda zatrudnienie w systemie równoważnym?
NGO praca – na czym polega? Jak ją dostać?
Jak rozliczyć używanie samochodu prywatnego do celów służbowych?
Scrum co to? Na czym polega metodyka Scrum i jakie ma założenia?
Praca w weekendy: jakie wynagrodzenie za pracę w sobotę i niedzielę?
Praca zmianowa: co warto o niej wiedzieć? Jak w praktyce wygląda system pracy zmianowej?
Na czym polega metoda STAR w rekrutacji?
Praca tymczasowa: jakie prawa ma pracownik tymczasowy?
