Pracodawcy zatrudniający więcej osób mają obowiązek utworzyć specjalny fundusz, z którego będą finansować określone świadczenia socjalne. Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych (ZFŚS) to środki gromadzone na osobnym rachunku bankowym i przeznaczane na wsparcie pracowników w różnych obszarach, takich jak dofinansowanie wypoczynku, pomoc materialna czy działalność kulturalno-oświatowa. Fundusz ten jest obowiązkowy dla jednostek budżetowych i samorządowych oraz dla firm zatrudniających co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty. Przeczytaj, kto musi utworzyć ZFŚS, kto może z niego korzystać i na co można przeznaczyć zgromadzone tam środki.

Zobacz też: FGŚP, czyli Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych 2025 – co to? Kto opłaca?

Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych – dowiedz się:

Zakladowy fundusz swiadczen socjalnych

Potrzebujesz CV?

Zarejestruj się i korzystaj z naszego kreatora CV!

Stwórz CV

Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych (ZFŚS) co to?

Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych stanowi istotny element polityki socjalnej w miejscu pracy, który ma na celu wsparcie pracowników w różnych aspektach życia. To środki finansowe, które pracodawca gromadzi na osobnym rachunku bankowych i przeznacza na cele socjalne.

Na co może zostać wykorzystany fundusz socjalny w pracy?

Fundusz swiadczen socjalnych
  • Dofinansowanie wypoczynku pracownika lub jego dzieci;
  • pomoc finansową w trudnych sytuacjach życiowych, takich jak poważne zdarzenia losowe, przewlekłe choroby, czy wychowywanie niepełnosprawnych dzieci;
  • dofinansowanie aktywności sportowych, kulturalnych i rekreacyjnych;
  • organizowanie paczek świątecznych dla dzieci;
  • od niedawna także wsparcie w tworzeniu oraz finansowaniu przyzakładowych żłobków i przedszkoli.

Fundusz świadczeń socjalnych jest obowiązkowy dla jednostek budżetowych i samorządowych, a także dla firm zatrudniających co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty. Jego wysokość określają przepisy, a środki pochodzą z corocznych odpisów. 

Zgromadzonymi funduszami dysponuje pracodawca i to on decyduje, na co je przeznacza. Choć ustawa o ZFŚS określa, na co środki mogą zostać wykorzystane, nie przewiduje wszystkich możliwości, co często prowadzi do nieprawidłowego ich spożytkowania.

Na co nie powinno się wykorzystywać funduszu socjalnego?

  • Dofinansowanie stołówki firmowej;
  • pokrycie wynagrodzeń osób zajmujących się obsługą funduszu;
  • zakup środków trwałych;
  • finansowanie prywatnej opieki medycznej;
  • finansowanie szczepień profilaktycznych;
  • finansowanie dojazdów do pracy;
  • organizowania imprez integracyjnych i okolicznościowych;
  • zakup nagród i kwiatów z okazji ważnych wydarzeń;
  • wsparcie edukacji pracowników (niezależnie od jej formy);
  • premie i nagrody.
Fundusz socjalny

Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych – kto może z niego korzystać?

Z ZFŚS mogą korzystać pracownicy oraz inne uprawnione osoby. Kryteria przyznawania świadczeń określa ustawa, a ich szczegółowe zasady powinny być zawarte w wewnętrznym regulaminie funduszu. Co istotne, wysokość i rodzaj pomocy są uzależnione od sytuacji materialnej, rodzinnej, życiowej i zdrowotnej pracownika. W związku z tym niedozwolone jest jednakowe przyznawanie środków wszystkim zatrudnionym, a także uzależnianie wsparcia od rodzaju umowy, wymiaru etatu, stażu pracy czy oceny wyników zawodowych.

Zfss co to

Prawo do korzystania z funduszu socjalnego mają:

  • pracownicy zatrudnieni na dowolnym etacie oraz członkowie ich rodzin;
  • osoby przebywające na urlopie wychowawczym;
  • emeryci i renciści – także byli pracownicy i ich rodziny;
  • rodziny zmarłych i byłych pracowników, jeśli pozostawały na ich utrzymaniu;
  • osoby, którym zakład pracy przyznał prawo do świadczeń funduszu, np. pracownicy przebywający na urlopach bezpłatnych;
  • młodociani pracownicy zatrudnieniu w celu przygotowania zawodowego;
  • pracownicy wykonujący pracę nakładczą (tzw. chałupnicy).

Dzięki tak szerokiemu zakresowi uprawnionych ZFŚS pełni istotną rolę w zapewnieniu wsparcia socjalnego w miejscu pracy.

Kto może kontrolować Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych?

Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych podlega kontroli różnych organów i instytucji, które sprawdzają, czy środki są prawidłowo gromadzone, rozdysponowywane i wykorzystywane zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Podmioty uprawnione do kontroli ZFŚS to:

  • Państwowa Inspekcja Pracy (PIP);
  • Zakładowa organizacja związkowa;
  • Pracownicy zakładu;
  • Organy skarbowe;
  • Najwyższa Izba Kontroli (NIK).

Nieprawidłowości w zarządzaniu funduszem mogą skutkować sankcjami, np. koniecznością zwrotu środków, karami finansowymi dla pracodawcy lub innymi konsekwencjami prawnymi. Dlatego ważne jest, aby ZFŚS był zarządzany zgodnie z przepisami i jego celem – wsparciem pracowników w trudnych sytuacjach życiowych.

Fundusz socjalny w zakladzie pracy

Kto ma obowiązek utworzyć fundusz socjalny w zakładzie pracy?

Obowiązek tworzenia Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych zależy od liczby zatrudnionych pracowników oraz formy działalności pracodawcy.

Kto musi utworzyć zakładowy fundusz socjalny?

  • Pracodawcy zatrudniający co najmniej 50 pracowników (w przeliczeniu na pełne etaty według stanu na 1 stycznia danego roku).
  • Pracodawcy zatrudniający od 20 do 49 pracowników, jeśli wniosek o utworzenie funduszu złoży zakładowa organizacja związkowa.
  • Jednostki budżetowe i samorządowe – bez względu na liczbę zatrudnionych pracowników.

Obowiązek utworzenia ZFŚS jest ustalany raz w roku na podstawie stanu zatrudnienia na 1 stycznia. W trakcie roku nie przeprowadza się ponownych weryfikacji liczby zatrudnionych – nawet jeśli się zmniejszy, fundusz pozostaje obowiązkowy.

Zobacz dodatkowo: Struktura organizacyjna w firmie – jak może wyglądać hierarchia w firmie?

Potrzebujesz CV?

Zarejestruj się i korzystaj z naszego kreatora CV!

Stwórz CV

Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych w budżetówce

W jednostkach budżetowych Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych (ZFŚS) jest obowiązkowy i nie ma możliwości rezygnacji z jego utworzenia. Oznacza to, że każda szkoła, urząd państwowy, instytucja kultury czy inna jednostka sektora publicznego musi tworzyć fundusz i zarządzać nim zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Coś dla Ciebie: Trzynastka – ile wynosi 13 pensja w budżetówce 2025

Fundusz socjalny w firmie prywatnej

Fundusz socjalny w firmie prywatnej nie jest obowiązkowy dla wszystkich pracodawców. Jego utworzenie zależy głównie od liczby zatrudnionych osób oraz decyzji zakładowej organizacji związkowej.

Kiedy można zrezygnować z funduszu socjalnego?

W przedsiębiorstwach, które ze względu na liczbę pracowników mają obowiązek utworzenia funduszu może funkcjonować układ zbiorowy pracy. W takim przypadku strony układu mogą wspólnie podjąć decyzję o rezygnacji z ZFŚS.

Co z pracodawcami zatrudniającymi mniej niż 50 osób?

Przedsiębiorcy, którzy zatrudniają mniej niż 50 pracowników, nie mają obowiązku tworzenia funduszu socjalnego. Mogą jednak dobrowolnie zdecydować o jego utworzeniu lub wypłacać pracownikom świadczenia urlopowe zamiast świadczeń socjalnych. Świadczenie urlopowe przysługuje każdemu pracownikowi, który skorzysta z co najmniej 14-dniowego urlopu wypoczynkowego, a pracodawca nie odprowadza od niego składek na ubezpieczenie społeczne.

To Cię zainteresuje: Wniosek o wczasy pod gruszą – ile trzeba przepracować, żeby dostać wczasy pod gruszą?

Fundusz socjalny w pracy

Fundusz socjalny – skąd pieniądze?

Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych tworzony jest z corocznych odpisów podstawowych, które nalicza się na podstawie przeciętnej liczny zatrudnionych w danym zakładzie pracy. Środki funduszu mogą być dodatkowo zwiększane z innych źródeł, takich jak darowizny, wpływy z działalności socjalnej czy oprocentowanie pożyczek.

Podstawowy odpis na pracowniczy fundusz socjalny

Wysokość odpisu na jednego pracownika wynosi 37,5 proc. przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej za rok poprzedni lub drugie półroczne roku poprzedniego (jeśli było wyższe).

Przykładowo, w 2023 roku odpis obliczano na podstawie przeciętnego wynagrodzenia za II półrocze 2019 roku, które wynosiło 4434,58 zł. To oznacza, że odpis na jednego pracownika wynosił 1662,97 zł.

Wyjątki od podstawowej wysokości odpisu

Swiadczenie socjalne

Od ogólnej zasady naliczania odpisu istnieją wyjątki:

  • Pracownicy młodociani – odpis wynosi:
    • 5 proc. przeciętnego wynagrodzenia w pierwszym roku nauki,
    • 6 proc. w drugim roku,
    • 7 proc. w trzecim roku.
  • Pracownicy wykonujący prace w szczególnych warunkach – odpis wynosi 50 proc. przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego.
  • Pracownicy z orzeczonym znacznym lub umiarkowanym stopniem niepełnosprawności – odpis może być zwiększony o 6,25 proc. przeciętnego wynagrodzenia.
  • Pracodawcy opiekujący się emerytami i rencistami – mogą zwiększyć fundusz o 6,25 proc. przeciętnego wynagrodzenia na każdą uprawnioną osobę.
  • Pracodawcy prowadzący zakładowe żłobki lub kluby dziecięce – jeśli przeznaczą na ten cel 7,5 proc. podstawowego odpisu, mogą zwiększyć fundusz o 7,5 proc. przeciętnego wynagrodzenia na każdego pracownika.

Dodatkowe źródła finansowania Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych

Poza obowiązkowymi odpisami fundusz może być zasilany innymi środkami, takimi jak:

  • opłaty pobierane od osób korzystających z działalności socjalnej;
  • darowizny i zapisy od osób fizycznych i prawnych;
  • odsetki od zgromadzonych środków;
  • oprocentowanie pożyczek udzielanych na cele mieszkaniowe;
  • wierzytelności likwidowanych funduszy socjalnych i mieszkaniowych;
  • przychody ze sprzedaży, dzierżawy i likwidacji środków trwałych wykorzystywanych w działalności socjalnej;
  • przychody ze sprzedaży zakładowych domów i lokali mieszkalnych.

Ponadto przedsiębiorstwa mogą zwiększać fundusz z własnych środków, np. z zysku netto do podziału, a spółdzielnie – z nadwyżki bilansowej.

Socjalne w pracy

Zasady zarządzania środkami funduszu socjalnego

Zakładowym Funduszem Świadczeń Socjalnym (ZFŚS) zarządza pracodawca, który odpowiada za jego prawidłowe administrowanie oraz wydatkowanie środków zgodnie z obowiązującymi przepisami. Jednak przy podejmowaniu decyzji dotyczących funduszu, w firmach ze związkami zawodowymi, konieczne jest porozumienie ze stroną społeczną. W przedsiębiorstwach, gdzie związki zawodowe nie działają, pracodawca powinien konsultować kwestie funduszu z wybraną reprezentacją pracowników.

  • Środki ZFŚS są gromadzone na odrębnym rachunku bankowym, co oznacza, że nie mogą być wykorzystywane na inne cele niż działalność socjalna.
  • Niewykorzystane środki nie przepadają – przechodzą na kolejny rok i nadal muszą być przeznaczane na cele socjalne.
  • Środki funduszu są wolne od egzekucji, chyba że egzekucja dotyczy zobowiązań funduszu, np. wypłat należnych świadczeń.

Jeśli pracodawca podejmie decyzję o rezygnacji z tworzenia funduszu (np. w porozumieniu ze związkami zawodowymi), nie oznacza to automatycznej likwidacji zgromadzonych środków. Niewykorzystane fundusze nadal muszą być przeznaczane na działalność socjalną, aż do ich pełnego wykorzystania. Dopiero po rozdysponowaniu wszystkich środków fundusz faktycznie przestaje funkcjonować.

Po więcej zajrzyj tutaj:

Wygeneruj CV!

cv kosmetyczka

Stwórz CV!

Skonfiguruj CV!

Przykładowe CV kelnerki

Jak korzystać z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych?

Aby skorzystać z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, pracownik musi złożyć wniosek do odpowiedniej komórki w zakładzie pracy. Szczegółowe zasady ubiegania się o środki z funduszu socjalnego są określone w wewnętrznym regulaminie ZFŚS, który powinien zawierać wszystkie niezbędne informacje dotyczące procedury i wymaganych dokumentów.

Kroki, które należy podjąć, aby skorzystać z funduszu:

  1. Zapoznanie się z regulaminem ZFŚS – warto sprawdzić, jakie świadczenia są dostępne oraz jakie warunki trzeba spełnić, aby otrzymać wsparcie.
  2. Wypełnienie wniosku – wniosek powinien zawierać informacje o rodzaju świadczenia, o które ubiega się pracownik, oraz jego sytuacji materialnej i rodzinnej.
  3. Dołączenie wymaganych dokumentów – mogą to być np. zaświadczenia o dochodach, sytuacji rodzinnej lub zdrowotnej, w zależności od rodzaju świadczenia.
  4. Złożenie wniosku w odpowiednim dziale – np. w dziale kadr, HR lub innym wydziale zajmującym się obsługą funduszu w firmie.
  5. Oczekiwanie na decyzję – czas rozpatrywania wniosków powinien być określony w regulaminie ZFŚS.

Czy pracodawca może nie wypłacić funduszu socjalnego?

Pracodawca nie może dowolnie zrezygnować z wypłacania środków z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, jeśli ma obowiązek jego utworzenia. Fundusz jest regulowany ustawowo i podlega ścisłym zasadom zarządzania.

Środki mogą jednak nie zostać wypłacone pracownikowi z kilku powodów:

  • Brak wniosku od pracownika – środki z ZFŚS nie są wypłacane automatycznie, pracownik musi złożyć wniosek o konkretne świadczenie.
  • Niespełnienie kryteriów – jeśli pracownik nie spełnia warunków określonych w regulaminie (np. jego sytuacja materialna nie kwalifikuje go do pomocy), pracodawca może odmówić wypłaty.
  • Układ zbiorowy pracy – w firmach, które mają obowiązek tworzenia ZFŚS, ale funkcjonuje układ zbiorowy pracy, pracodawca i związki zawodowe mogą wspólnie podjąć decyzję o niewprowadzaniu funduszu.

Konsekwencje niewypłacenia środków z ZFŚS:

Jeśli pracodawca ma obowiązek tworzenia funduszu, ale nie dokonuje odpisów lub nie realizuje wypłat, może to prowadzić do:

  • Kontroli Państwowej Inspekcji Pracy (PIP) – PIP może ukarać pracodawcę mandatem lub grzywną za naruszenie przepisów dotyczących ZFŚS.
  • Roszczeń pracowników – pracownicy mogą domagać się należnych świadczeń przed sądem pracy.
  • Konsekwencji podatkowych i finansowych – organy skarbowe mogą nałożyć kary za niewłaściwe zarządzanie funduszem.

Potrzebujesz CV?

Zarejestruj się i korzystaj z naszego kreatora CV!

Stwórz CV

Przeczytaj więcej na naszym blogu:

Wzory CV
Szablony CV
Przykładowe CV
CV Web Developer – jak zaprezentować swoje umiejętności techniczne?
UX Designer CV – jak stworzyć? Praktyczne porady i gotowy wzór
Profesjonalne CV tester oprogramowania – klucz do sukcesu w branży IT
Jak napisać CV testera manualnego? Praktyczne wskazówki i wzór CV
CV Software Developera które działa! Sprawdź, jak je napisać krok po kroku
CV Java Developer: jak stworzyć dokument, który wyróżni Cię na tle innych?
Pierwsza praca: o czym pamiętać? Wszystko, co musisz wiedzieć wkraczając na rynek pracy
Net Developer CV – jak napisać? O czym pamiętać?
Jak stworzyć profesjonalne CV manikiurzystki?
CV front end developer: jak zaprezentować swoje umiejętności w najlepszym świetle?
CV nauczyciela edukacji wczesnoszkolnej: wzór i wskazówki
CV agent nieruchomości wzór + praktyczne wskazówki