Podpis elektroniczny, choć obecny w Polsce już ponad dwie dekady, nadal budzi wiele pytań. Początkowo traktowany jako luksus, dziś jest nieodłącznym elementem bezpiecznej i wygodnej komunikacji biznesowej oraz administracyjnej. Ten artykuł przybliży Ci, czym jest podpis elektroniczny, a czym kwalifikowany podpis elektroniczny, jakie mają znaczenie i jak je zdobyć.
Zobacz też: Umowa o zakazie konkurencji [wzór + omówienie] – z czym wiąże się zakaz pracy u konkurencji?
Podpis elektroniczny – wszystko, co musisz wiedzieć:
Podpis elektroniczny – co to jest i kiedy można go stosować?
Rozwój technologii internetowych umożliwił nam realizację wielu codziennych zadań bez konieczności opuszczania domu. Niemniej jednak, w kontaktach z urzędami, sądami, firmami czy partnerami biznesowymi, często wymagane jest potwierdzenie tożsamości. Obecnie, w takich sytuacjach kluczową rolę odgrywa podpis elektroniczny (e-podpis), który – w zależności od jego rodzaju – może być traktowany na równi z tradycyjnym podpisem odręcznym.
Podpis elektroniczny stanowi zestaw danych w formacie elektronicznym, który umożliwia identyfikację osoby. Dzięki temu może być wykorzystywany jako metoda autoryzacji oraz potwierdzenia autentyczności dokumentów. W praktyce pełni on rolę podobną do podpisu odręcznego, gwarantując wiarygodność oraz niezmienność danych.
Podpis elektroniczny zgodnie z rozporządzeniem
Definicja podpisu elektronicznego została szczegółowo określona w Rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014, które dotyczy elektronicznej identyfikacji oraz usług zaufania w kontekście transakcji cyfrowych na rynku wewnętrznym. Dokument ten definiuje podpis elektroniczny jako:
„podpis elektroniczny” oznacza dane w postaci elektronicznej, które są dołączone lub logicznie powiązane z innymi danymi w postaci elektronicznej, i które użyte są przez podpisującego jako podpis
Dzięki podpisowi elektronicznemu możesz w bezpieczny sposób podpisywać umowy, składać wnioski czy komunikować się z administracją publiczną, eliminując potrzebę fizycznej obecności oraz przyspieszając procesy biurokratyczne.
Jak uzyskać podpis elektroniczny?
Jeśli interesuje Cię podpisywanie podstawowych dokumentów w wersji elektronicznej, możesz zdecydować się na jedno z dwóch dostępnych rozwiązań.
Podpis elektroniczny oparty o Profil Zaufany
Profil Zaufany to metoda elektronicznej identyfikacji, która pozwala na uwierzytelnianie użytkownika w systemach administracji publicznej. W Polsce jest powszechnie wykorzystywany do składania wniosków, deklaracji, czy załatwiania spraw urzędowych online. Podpis oparty o Profil Zaufany jest bezpłatnie dostępny dla obywateli Polski i umożliwia składanie podpisów na dokumentach w kontaktach z administracją publiczną. Nie jest on równoważny z podpisem elektronicznym kwalifikowanym, ale spełnia większość wymogów prawnych w zakresie komunikacji z urzędami.
Podpis elektroniczny – jak zrobić w oparciu o Profil Zaufany?
Przede wszystkim musisz uzyskać dostęp do Profilu Zaufanego przez stronę https://pz.gov.pl/pz/index i potwierdzić swoją tożsamość przez bankowość elektroniczną lub osobiście w punkcie potwierdzającym.
Podpis elektroniczny oparty o e-Dowód
e-Dowód Osobisty to nowoczesna wersja dowodu osobistego wyposażona w warstwę elektroniczną z mikroprocesorem. Dzięki niej możliwe jest posługiwanie się podpisem elektronicznym z certyfikatem, umożliwiającym złożenie podpisu o mocy prawnej. Podpis ten nie jest równoznaczny z kwalifikowanym podpisem elektronicznym, ale spełnia wymogi przy załatwianiu spraw urzędowych i może być stosowany w większości transakcji administracyjnych.
Jak wyrobić podpis elektroniczny oparty o e-Dowód Osobisty?
Aby korzystać z podpisu opartego o e-Dowód, musisz aktywować warstwę elektroniczną swojego dowodu osobistego. Zwykle robi się to podczas odbioru dokumentu w urzędzie. Otrzymujesz wówczas dwa kody PIN (PIN 1 do potwierdzenia tożsamości i PIN 2 do składania podpisu osobistego).
Do używania e-Dowodu na komputerze potrzebujesz dodatkowo czytnika NFC oraz odpowiedniego oprogramowania np. eDO App, które pozwala na odczyt danych z dowodu i składanie podpisu elektronicznego.
Podpis elektroniczny – cena
Założenie i użytkowanie Profilu Zaufanego nic nie kosztuje. Jego ważność trwa 3 lata, po czym można go bezpłatnie odnowić. Sam eDowód również wydawany jest bezpłatnie. Koszty mogą pojawić się jedynie przy zakupie dodatkowego sprzętu, takiego jak czytnik NFC, którego cena wynosi od kilkudziesięciu do kilkuset złotych w zależności od modelu.
Sprawdź:
Zaświadczenie o niekaralności (+ zaświadczenie o niekaralności online) – jak je zdobyć?
Jak wygląda rejestracja bezrobotnego w Urzędzie Pracy? [Rejestracja jako bezrobotny online]
PPK – co to i czy warto? Jak wygląda rezygnacja z PPK?
Prawa i obowiązki pracownika i pracodawcy – co określa Kodeks pracy?
Elektroniczny podpis – jakie są jego rodzaje?
Czym jest kwalifikowany podpis elektroniczny? Musisz wiedzieć, że nie każdy podpis elektroniczny jest podpisem kwalifikowanym. W Rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 wyróżnia się trzy rodzaje podpisu elektronicznego:
- “Zwykły podpis elektroniczny” – to najprostszy typ podpisu, stanowiący dane w formie cyfrowej, które użytkownik wykorzystuje do identyfikacji przy podpisywaniu dokumentów. Nie oferuje jednak pełnej gwarancji bezpieczeństwa ani nie jest równoważny z podpisem własnoręcznym w kwestii mocy prawnej.
- Zaawansowany podpis elektroniczny – ten rodzaj podpisu spełnia restrykcyjne wymagania, które sprawiają, że jest bardziej bezpieczny i wiarygodny. Tego typu elektroniczny podpis musi być przypisany konkretnej osobie, umożliwiać jej jednoznaczną identyfikację oraz być powiązany z podpisywanym dokumentem w sposób zabezpieczający go przed późniejszymi modyfikacjami.
- Kwalifikowany podpis elektroniczny – jest to najbardziej zaawansowany i bezpieczny rodzaj podpisu elektronicznego, który ma pełną moc prawną równoważną podpisowi odręcznemu. Powstaje przy użyciu specjalnego, kwalifikowanego urządzenia do składania podpisu i opiera się na certyfikacie kwalifikowanym, który potwierdza tożsamość użytkownika. Kwalifikowany podpis elektroniczny uznawany jest w całej Unii Europejskiej i stosowany do najważniejszych transakcji oraz dokumentów urzędowych.
Podpisy elektroniczne różnią się także w zależności od używanego certyfikatu. Certyfikaty kwalifikowane dają pełną moc prawną i uznawane są w całej UE, natomiast certyfikaty niekwalifikowane stosuje się zwykle do mniej formalnych czynności, takich jak podpisywanie wiadomości e-mail.
Kwalifikowany podpis elektroniczny co to?
Jak czytamy na stronach rządowych:
Podpis kwalifikowany to podpis elektroniczny, który ma moc prawną taką jak podpis własnoręczny. Jest poświadczony specjalnym certyfikatem kwalifikowanym, który umożliwia weryfikację składającej podpis osoby. Tylko ta osoba, do której podpis i certyfikat są przyporządkowane, może go używać.
Podpisem kwalifikowanym możesz podpisać dowolny dokument.
Kwalifikowanym podpisem elektronicznym:
- Podpiszesz i złożysz deklarację w systemie Płatnik.
- Dokonasz uwierzytelnienia na stronie profilu Platformy Usług Elektronicznych ZUS (PUE ZUS).
- Złożysz deklaracje podatkowe drogą elektroniczną do Urzędów Skarbowych.
- Podpiszesz i złożysz sprawozdania finansowe wysyłane do KRS.
- Przekażesz organom podatkowym dane w postaci Jednolitego Pliku Kontrolnego (JPK).
- Zarejestrujesz i zidentyfikujesz wykonawców biorących udział podczas aukcji lub przetargów.
- Zawrzesz umowy oraz weźmiesz udział w aukcjach na elektronicznych platformach przetargowych.
- Potwierdzisz tożsamość w kontaktach z urzędami oraz w komunikacji pomiędzy pracownikami jednostek w administracji publicznej.
- Prześlesz do GIF informacje o transakcjach finansowych.
- Prześlesz Jednolite Europejskie Dokumenty Zamówienia (JEDZ).
- Podpiszesz i pobierzesz akta pracownicze dotyczące pracowników i zleceniobiorców.
- Zdalnie zawrzesz umowy cywilno-prawne.
- Weźmiesz udział w zabezpieczonych aukcjach i przetargach elektronicznych.
- Prześlesz faktury elektroniczne drogą online.
Jak widzisz, elektroniczny podpis kwalifikowany umożliwia nie tylko złożenie deklaracji w urzędzie skarbowym, ale nawet zawarcie umowy zlecenie czy umowy o dzieło.
Podpis kwalifikowany – jak uzyskać?
Kwalifikowany podpis elektroniczny kupujesz u jednego z certyfikowanych dostawców, których listę znajdziesz na stronie internetowej Narodowego Centrum Certyfikacji.
Wśród najpopularniejszych z nich uznaje się:
- PWPW podpis elektroniczny – Sigilium Sign 4 lub Sigilium Sign 5 (dostawca podpisu: Polska Wytwórnia Papierów Wartościowych);
- KIR podpis elektroniczny – Szafir 2.0 (dostawca podpisu: Krajowa Izba Rozliczeniowa);
- Asseco podpis kwalifikowany – proCentrum Smart Sign (dostawca podpisu Asseco Data Systems SA);
- CenCert podpis kwalifikowany – PEM-HEART 3.9 (dostawca podpisu CenCert)
Na podpis kwalifikowany składa się:
- specjalna karta kryptograficzna, na której zostanie zapisany Twój certyfikat kwalifikowany;
- czytnik kart, który należy podłączyć do komputera;
- oprogramowanie, które należy zainstalować.
Podpis kwalifikowany – cena
Koszt zestawu, który otrzymasz, zależy od dostawcy oraz wybranej przez Ciebie opcji – certyfikat kwalifikowany może być waży od roku do trzech lat. Standardowa cena zestawu to około 300 zł brutto.
Czy można wyrobić elektroniczny podpis kwalifikowany za darmo?
Niestety wyronienie podpisu kwalifikowanego bezpłatnie nie jest możliwe. Certyfikaty kwalifikowane wydawane są bowiem przez akredytowanych dostawców usług zaufania, którzy pobierają opłaty za ich wydanie oraz przedłużenie. Koszty te obejmują weryfikację tożsamości użytkownika, wystawienie certyfikatu oraz udostępnienie niezbędnego sprzętu kryptograficznego, takiego jak token USB lub karta kryptograficzna.
Jak złożyć podpis kwalifikowany?
Aby złożyć podpis elektroniczny kwalifikowany, musisz wybrać akredytowanego dostawcę usług zaufania, który oferuje kwalifikowany certyfikat podpisu elektronicznego. Dostawca taki musi być zgodny z wymogami rozporządzenia eIDAS, które obowiązuje w Unii Europejskiej. Następnie zarejestruj się u wybranego dostawcy i uzyskaj certyfikat kwalifikowany podpisu elektronicznego. Zwykle wymaga to wizyty w punkcie potwierdzania tożsamości.
Aby móc składać kwalifikowane podpisy, potrzebujesz specjalnego urządzenia, np. tokenu USB, karty kryptograficznej lub czytnika kart, które będą współpracować z certyfikatem kwalifikowanym. Dostawca usług udostępni Ci również specjalne oprogramowanie, które musisz zainstalować na komputerze lub urządzeniu mobilnym.
Składanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego krok po kroku:
- Otwórz dokument, który chcesz podpisać w oprogramowaniu dostarczonym przez usługodawcę.
- Wybierz opcję “podpisz kwalifikowanym podpisem elektronicznym”.
- Wprowadź kod PIN lub inne dane autoryzacyjne, aby potwierdzić swoją tożsamość i uruchomić proces podpisywania.
- system połączy dokument z podpisem kwalifikowanym, a dane te zostaną zabezpieczone, uniemożliwiając jakiekolwiek modyfikacje.
Certyfikat kwalifikowany co to?
Certyfikat kwalifikowany to specjalny rodzaj certyfikatu elektronicznego, który wydawany jest przez akredytowanego dostawcę usług zaufania i służy do tworzenia kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Certyfikat ten jest niezbędny, aby podpis elektroniczny był prawnie równoważony z podpisem odręcznym, a więc miał pełną moc prawną na terenie Unii Europejskiej.
To może Cię zainteresować:
Podatek do 26 roku życia: Co warto wiedzieć o ulgach, zwolnieniach i obowiązkach podatkowych młodych dorosłych
Na czym polega odnowienie certyfikatu kwalifikowanego?
Odnowienie certyfikaty kwalifikowanego to nic innego, jak przedłużenie jego ważności po upływie terminu, na który został pierwotnie wydany (zwykle od roku do trzech lat). Po tym czasie należy go odnowić, aby nadal korzystać z kwalifikowanego podpisu elektrycznego.
Bezpieczny podpis elektroniczny
Nie masz powodu do obaw! Podpis elektroniczny to naprawdę solidne i bezpieczne narzędzie, znacznie pewniejsze niż zwykły podpis. Przecież rzadko ktoś zastanawia się nad autentycznością zygzaka na papierowej umowie, prawda? Uwierz, że podrobienie podpisu elektronicznego jest o wiele trudniejsze niż próba naśladowania czyjegoś charakteru pisma.
Najbardziej bezpieczny podpis elektroniczny to niewątpliwie podpis elektroniczny kwalifikowany, który uznawany jest za uniwersalny – ma tę samą moc prawną co podpis odręczny i powszechnie używa się go w kontaktach z urzędami.
W dzisiejszych czasach coraz więcej firm wdraża rozwiązania bez papieru, znane jako paperless. Z miesiąca na miesiąc, szczególnie w dobie pracy zdalnej, przedsiębiorstwa zmagają się z wyzwaniami związanymi z zarządzaniem dokumentacją, Podpis elektroniczny stał się więc kluczowym elementem w procesie digitalizacji dokumentów, co ułatwia i przyspiesza pracę.
Poznaj więcej naszych treści:
Wzory CV
Szablony CV
Przykładowe CV
Magia ślubu za kulisami, czyli czym zajmuje się wedding planner?
Praca na etacie i działalność gospodarcza
Nadgodziny – Kodeks pracy: ile płatne są nadgodziny?
Do kiedy status studenta? Co oznacza? Jak go potwierdzić?
Kiedy i komu przysługuje zwrot za dojazdy do pracy?
Czy można iść na L4 na wypowiedzeniu?
Darowizna od rodziców i innych członków rodziny – do jakiej kwoty darowizna bez podatku?
Ile wynosi dofinansowanie do okularów i jakie warunki należy spełnić, aby je otrzymać?
Czy pracodawca może odmówić urlopu na żądanie?
Czy można znaleźć pracę bez doświadczenia? Gdzie i jak jej szukać? Praktyczne porady
Co to jest inflacja? Jakie ma skutki? Ile wynosi inflacja w Polsce?
Energetyka studia czy warto? Co musisz wiedzieć? Kompletny przewodnik
Na czym polega zadaniowy czas pracy? Wady i zalety takiego systemu
Co to jest notatka służbowa i jak ją napisać? Dodatkowo: notatka służbowa wzór
