Zatrudnienie pracownika to nie tylko wypłata brutto widoczna na umowie. W rzeczywistości całkowity koszt pracownika jest znacznie wyższy – obejmuje składki ZUS, fundusze pracownicze, a często również dodatkowe benefity, które pracodawca oferuje w ramach pakietu motywacyjnego. W tym artykule wyjaśniamy, ile kosztuje pracownik w 2025 roku – zarówno na umowie o pracę, jak i w przypadku umów cywilnoprawnych. Sprawdź!
To może Cię zainteresować: Likwidacja stanowiska pracy – odprawa i okres wypowiedzenia
Koszt pracownika 2025 – sprawdź:
Co to jest koszt pracownika?
Koszt pracownika to całkowity wydatek, jaki ponosi pracodawca w związku z zatrudnieniem danej osoby – niezależnie od rodzaju umowy. To znacznie więcej niż pensja brutto widniejąca na umowie. Do podstawowego wynagrodzenia doliczane są bowiem liczne składniki, w tym składki na ubezpieczenia społeczne (finansowane przez pracodawcę), wpłaty do PPK oraz inne obowiązkowe daniny i świadczenia.
Warto jednak pamiętać, że koszt pracodawcy, który ponosi, nie kończy się na przelewach do pracownika i ZUS-u. Przedsiębiorca pokrywa także koszty pośrednie, takie jak organizacja badań wstępnych i okresowych, szkolenia BHP, adaptacja nowego pracownika czy wyposażenie stanowiska pracy. Należy też wziąć pod uwagę ewentualne absencje, urlopy, a także obowiązki wynikające z przepisów o zapewnieniu bezpiecznych i higienicznych warunków pracy, czy ergonomicznego stanowiska pracy. Wszystkie te elementy razem składają się na realny koszt zatrudnienia, który często znacząco przewyższa wynagrodzenie brutto.
Najniższa krajowa – koszt pracodawcy: Jak płaca minimalna wpływa na koszt pracownika?
Najniższa krajowa to kluczowy element kształtujący koszty zatrudnienia – stanowi bowiem ustawowo określony próg wynagrodzenia, którego pracodawca nie może przekroczyć w dół. Wzrost minimalnego wynagrodzenia automatycznie przekłada się na wyższe koszty całkowitego zatrudnienia, ponieważ wraz z wyższą pensją rosną również składki i obowiązkowe opłaty odprowadzane przez pracodawcę.
Ile pracodawca płaci za pracownika przy najniższej krajowej 2025?
Najniższa krajowa 2025 wynosi 4666 zł brutto miesięcznie i – w odróżnieniu od lat poprzednich – nie zostanie ponownie podniesione w połowie roku, ponieważ prognozowana inflacja nie przekroczyła 5 proc. Mimo to już sama styczniowa podwyżka spowodowała znaczy wzrost kosztów zatrudnienia.
Ile pracodawca płaci za pracownika przy najniższej krajowej? Zatrudnienie pracownika na pełny etat za najniższą krajową w 2025 roku wiąże się z całkowitym kosztem przekraczającym 5 621 zł miesięcznie. To oznacza wzrost o ponad 7 proc. względem lipca 2024 roku i blisko 9 proc. w porównaniu do stycznia ubiegłego roku.
Trzeba pamiętać, że koszt ten obejmuje nie tylko samo wynagrodzenie, ale również składki ZUS (emerytalne, rentowe, wypadkowe, na Fundusz Pracy i FGŚP), a często także wpłaty do PPK. Dla firm oznacza to konkretne obciążenie finansowe.
Jaki jest całkowity koszt pracodawcy przy umowie o pracę?
Całkowity koszt pracownika zatrudnionego na podstawie umowy o pracę to suma wszystkich obowiązkowych obciążeń finansowych, które wykraczają poza samo wynagrodzenie brutto. Podstawowym składnikiem jest właśnie pensja brutto – ale to dopiero początek. Do niej doliczane są składki ZUS finansowane przez pracodawcę, czyli:
- emerytalna;
- rentowa;
- wypadkowa;
- na Fundusz Pracy;
- na Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych.
W przypadku uczestnictwa pracownika w Pracowniczych Planach Kapitałowych (PPK), należy doliczyć także wpłatę pracodawcy do tego programu, który wynosi co najmniej 1,5 proc. wynagrodzenia brutto.
Poza kosztami pracodawcy, z wynagrodzenia brutto potrącane są również składni społeczne finansowane przez pracownika:
- zaliczka na podatek dochodowy;
- składka zdrowotna.
Te jednak nie wpływają na koszt firmy, lecz pomniejszą wynagrodzenie netto, które pracownik faktycznie otrzymuje “na rękę”.
W efekcie końcowym całkowity koszt pracodawcy znacznie przewyższa pensję brutto – przy minimalnym wynagrodzeniu koszt pracownika 2025 to miesięcznie niemal 1000 zł więcej.
Ile pracodawca płaci za pracownika? Szczegółowe wyliczenia dla umowy o pracę
Zatrudnienie pracownika na umowę o pracę wiąże się z konkretnymi kosztami, które można podzielić na bezpośrednie oraz pośrednie, które są już mniej oczywiste do wyliczenia. Jakie to koszty?
Bezpośrednie koszty pracodawcy
Bezpośrednie koszty pracodawcy to wszystkie wydatki, które można dokładnie obliczyć na podstawie wynagrodzenia brutto pracownika i przepisów prawa. Tworzą one podstawę do oszacowania całkowitego obciążenia finansowego, jakie ponosi firma w związku z zatrudnienie danej osoby.
Najważniejsze koszty pracodawcy (umowa o pracę) to:
- Wynagrodzenie brutto – wynagrodzenie pracownika przed potrąceniem podatków i składek.
- Składki ZUS finansowane przez pracodawcę, które są naliczane od wynagrodzenia brutto:
- ubezpieczenie emerytalne – 9,76 proc.
- ubezpieczenie rentowe – 6,50 proc.
- ubezpieczenie wypadkowe – stawka zmienna, zwykle 1,67 proc.
- składka na Fundusz Pracy (FP) – 2,45 proc.
- składka na Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych (FGŚP) – 0,10 proc.
- Wpłaty do Pracowniczych Planów Kapitałowych (PPK), jeśli pracownik nie zrezygnował z udziału w programie:
- wpłata podstawowa pracodawcy – 1,5 proc. wynagrodzenia brutto;
- wpłata dodatkowa – do 2,5 proc. (opcjonalna, zależna od decyzji pracodawcy).
- Składki ZUS finansowane przez pracownika, które są potrącane z jego wynagrodzenia brutto, ale mają wpływ na wyliczenie kwoty netto. Obejmują one składki emerytalne, rentowe, chorobowe i zdrowotne.
- Zaliczka na podatek dochodowy obliczana według obowiązującej skali podatkowej.
Pośrednie koszty utrzymania pracownika
Pośrednie koszty pracodawcy to wydatki, które nie są bezpośrednio związane z wypłatą wynagrodzenia, ale realnie wpływają na całkowity koszt zatrudnienia pracownika. Choć często trudniejsze do jednoznacznego oszacowania, są one nieodłącznym elementem codziennego funkcjonowania każdej firmy i mają istotny wpływ na budżet kadrowy.
Najczęstsze koszty pracodawcy 2025 to:
- Szkolenia i badania lekarskie, obejmujące obowiązkowe szkolenia z zakresu BHP, wstępne, kontrolne i okresowe badania medycyny pracy.
- Wdrożenie i przyuczenie pracownika to koszty czasu i zasobów przeznaczonych na zapoznanie nowego pracownika z obowiązkami, kulturą organizacyjną oraz procesami wewnętrznymi firmy.
- Rozwój zawodowy i podnoszenie kwalifikacji – firmy często inwestują w szkolenia branżowe, kursy specjalistyczne czy językowe, które mają zwiększyć kompetencje pracowników.
- Przygotowanie stanowiska pracy, czyli zakup komputera, mebli biurowych, sprzętu technicznego i narzędzi niezbędnych do wykonywania obowiązków służbowych.
- Zapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy – zgodnie z przepisami Kodeksu pracy, pracodawca musi zadbać o odpowiednie oświetlenie, wentylację, środki ochrony osobistej czy ergonomiczne stanowiska pracy.
- Nieobecności pracownika – m.in. wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy i chorobowe, a także potencjalny koszt zatrudnienia osoby na zastępstwo lub spadek efektywności zespołu.
- Benefity pracownicze, takie jak prywatna opieka medyczna, karta Multisport, ubezpieczenie grupowe czy dofinansowania do posiłków, które stały się już standardem w wielu branżach.
- Odzież robocza i posiłki regeneracyjne – w określonych branżach np. budowlanej czy produkcyjnej.
- Koszty legalizacji pracy cudzoziemców – zatrudnienie obcokrajowca może wiązać się z koniecznością uzyskania odpowiednich zezwoleń i opłat administracyjnych.
Jaki jest całkowity koszt zatrudnienia pracownika na umowę zlecenie?
Całkowity koszt pracownika zatrudnionego na podstawie umowy zlecenia jest mniej przewidywalny niż w przypadku umowy o pracę, ponieważ zależy od indywidualnej sytuacji zleceniobiorcy. Kluczowe znaczenie mają w tym przypadku następujące kwestie:
- Czy dana umowa zlecenie jest jedynym źródłem dochodu dla wykonawcy?
- Czy posiada on inne tytuły ubezpieczeń?
- Czy jest studentem do 26. roku życia.
W typowych przypadkach koszt po stronie zleceniodawcy obejmuje wynagrodzenie brutto powiększone o obowiązkowe składki ZUS, które pracodawca musi opłacić. W szczególnych sytuacjach – np. przy zatrudnieniu studenta – koszt ten może być ograniczony wyłącznie do wynagrodzenia brutto.
Jaki jest całkowity koszt pracodawcy? Szczegółowe wyliczenia dla umowy zlecenie
W przypadku umowy zlecenia całkowity koszt zleceniodawcy to nie tylko wynagrodzenie brutto wypłacane zleceniobiorcy, ale również obowiązkowe składki ZUS, które musi on opłacić. W 2025 roku minimalna stawka godzinowa na umowie zlecenie wynosi 30,50 zł brutto i obowiązuje przez cały rok, co stanowi punkt wyjścia do dalszych wyliczeń.
Do kosztów zleceniodawcy dolicza się składki na:
- ubezpieczenie emerytalne (9,76 proc.);
- ubezpieczenie rentowe (6,50 proc.);
- ubezpieczenie wypadkowe (średnio 1,67 proc.);
- Fundusz Pracy (2,45 proc.);
- Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych (0,10 proc..).
Dodatkowo, jeżeli zleceniobiorca nie zrezygnuje z udziału w PPK, zleceniodawca dokonuje wpłaty podstawowej w wysokości 1,5 proc. wynagrodzenia brutto oraz – opcjonalnie – wpłaty dodatkowej do 2,5 proc. Choć część składek ZUS finansowana jest z wynagrodzenia zleceniobiorcy (emerytalne, rentowe, zdrowotne, a także ewentualnie chorobowe), to właśnie składki opłacane przez zleceniodawcę realnie zwiększają koszt zatrudnienia.
W praktyce oznacza to, że zatrudnienie pracownika na umowę zlecenie przy minimalnej stawce godzinowej może wiązać się z całkowitym kosztem przekraczającym 37 zł za godzinę pracy.
Koszt pracownika 2025 na umowę o dzieło
Umowa o dzieło jest najprostszą i najmniej obciążoną formą współpracy pod względem kosztów zatrudnienia. Dla zleceniodawcy ogranicza się on wyłącznie do kwoty wynagrodzenia brutto ustalonego w umowie. W odróżnieniu od umowy o pracę czy umowy zlecenia, od umowy o dzieło – co do zasady – nie odprowadza się żadnych składek na ubezpieczenia społeczne ani zdrowotne do ZUS, ani wpłat do PPK.
Wyjątkiem od tej zasady jest sytuacja, gdy umowa o dzieło zostaje zawarta z własnym pracodawcą – wówczas może powstać obowiązek opłacenia składek. Pomijając ten przypadek, dla większości przedsiębiorców umowa o dzieło stanowi kosztowo najbardziej przewidywalną formą rozliczenia za wykonanie konkretnego zadania.
Jaki jest koszt pracodawcy 2025? Szczegółowe wyliczenie dla umowy o dzieło
Zatrudnienie na podstawie umowy o dzieło wiąże się z najniższym możliwym kosztem po stronie pracodawcy (zamawiającego dzieło). W tym przypadku nie istnieje obowiązek odprowadzania składek na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne, ani wpłat do PPK, co oznacza, że całkowity koszt zatrudnienia ogranicza się wyłącznie do ustalonego wynagrodzenia brutto.
Dodatkowo w umowach o dzieło nie obowiązują minimalne stawki godzinowe ani ustawowo określone progi wynagrodzenia, co daje większą elastyczność w ustalaniu warunków współpracy. Pracodawca nie ponosi żadnych dodatkowych opłat związanych z zatrudnieniem, a wysokość kosztu można dokładnie przewidzieć już na etapie sporządzania umowy. Właśnie dlatego forma ta bywa często wybierana przy jednorazowych zleceniach lub projektach o jasno określonym zakresie i efekcie końcowym.
Więcej znajdziesz tutaj:
Wzory CV
Szablony CV
Przykładowe CV
L4 na okresie próbnym – po jakim czasie od zatrudnienia można iść na L4?
Od kiedy liczy się wypowiedzenie? Sprawdź, jak prawidłowo obliczyć okres wypowiedzenia?
Czym jest Google CV i jak je napisać?
Opieka nad żoną po porodzie – jaki urlop po urodzeniu dziecka przysługuje tacie?
Ile zarabia komornik sądowy? Jak wygląda praca komornika?
Badania kontrolne po L4 – kiedy są obowiązkowe i jakie mają konsekwencje?
Windykator – kto to? Na czym polega jego praca?
FOMO co to znaczy? Czy dotyczy również Ciebie?
Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych – co to jest i komu przysługuje?
Jak napisać skuteczne CV do pracy sezonowej? Praktyczne wskazówki i przykłady
Na czym powinna opierać się praca w zespołowa? Zasady pracy w grupie
Jak napisać CV po rosyjsku? Czym się różni od polskiego? [+ wzór CV po rosyjsku]
