Office manager to po polsku kierownik biura, czyli osoba niezbędna w każdym większym przedsiębiorstwie, ale również w mniejszej firmie. Zakres obowiązków kierownika biura jest naprawdę szeroki i zróżnicowany. Sprawdź, ile zarabia office manager i jak nim zostać!
Office manager – spis treści:
- Kim jest office manager?
- Office manager – obowiązki
- Jakie wady i zalety ma praca jako kierownik biura?
- Office manager – zarobki
- Jak zostać kierownikiem biura?
- Gdzie może pracować office manager?
Kim jest office manager?
Office manager należy do personelu średniego stopnia. Oczywiście nie w każdej firmie spotkasz się dokładnie z taką nazwą stanowiska, ponieważ istnieje wiele alternatywnych określeń:
- kierownik biura;
- office administrator;
- specjalista ds. administracyjnych;
- kierownik sekcji;
- kierownik biura;
- manager biura.
Tak naprawdę trudno dokładnie scharakteryzować pracę office managera. Jest to samodzielne stanowisko, często kojarzy się z rolą asystenta, jednak zakres jego kompetencji jest znacznie szerszy. Office manager musi zarządzać powierzchnią biurową, skoordynować pracę wszystkich sektorów, a jednocześnie dbać o komfort pracowników i szefostwa. To posada dla osób otwartych, gotowych na zmiany, a przede wszystkim świetnie zorganizowanych.
Zobacz nasze wzory CV!
Office manager – obowiązki
Zakres obowiązków office managera w dużej mierze zależy od wielkości, specyfiki, a także struktury organizacyjnej firmy. Głównie pośredniczy między pracownikami a zarządem i czuwa nad prawidłowym funkcjonowaniem wszystkich procesów biurowych.
Office manager – zakres obowiązków:
- dbanie o prawidłowy przebieg dokumentów w firmie;
- dbanie o zaopatrzenie biura w artykuły spożywcze i materiały biurowe;
- kontakty z dostawcami i kontrahentami;
- rozdzielanie poszczególnych zadań między pracowników administracyjno-biurowych;
- administracyjne wsparcie dla pracowników np. przygotowywanie umów;
- organizacja i obsługa spotkań oraz szkoleń firmowych;
- przygotowywanie rozliczeń i porządkowanie dokumentacji;
- organizacja podróży służbowych;
- onboarding nowych pracowników;
- prowadzenie kalendarzy zarządu;
- kontakt z instytucjami i urzędami;
- optymalizacja kosztów firmowych dotyczących m.in. wynajmu ekspresu do kawy czy dystrybutora wody.
Warto pamiętać, że office manager musi być również gotowy na niestandardowe obowiązki. Nie da się ukryć, że wszelkie zadania, których nie można zlecić innym działom firmy, spoczywają na barkach kierownika biura. Jeśli przełożony wprowadzi benefity pracownicze, zarządzi owocowe czwartki, wyjazd firmowy lub zakup ozdób świątecznych – będzie to należało do Ciebie.
Jakie wady i zalety ma praca jako kierownik biura?
Praca jako office manager ma wiele zalet, ale jak każda rola zawodowa, ma też swoje wady. Poniżej znajdują się niektóre z nich:
Zalety pracy jako office manager:
- Różnorodność pracy – każdy dzień na stanowisku office managera może przynieść nowe wyzwania i możliwości. Jest to stanowisko, które często wymaga zajmowania się wieloma różnymi zadaniami na raz, co może być emocjonujące i satysfakcjonujące.
- Rozwój umiejętności – jako office manager, masz możliwość rozwijania wielu kompetencji, takich jak zarządzanie czasem, rozwiązywanie problemów, zarządzanie zespołem, a także ulepszania kompetencji technicznych związanych z obsługą różnych narzędzi i technologii biurowych.
- Budowanie relacji – stanowisko to daje możliwość interakcji z wieloma różnymi osobami, w tym z pracownikami, klientami czy dostawcami. Możliwość budowania tych relacji może być bardzo satysfakcjonująca.
- Kluczowe stanowisko – office manager jest niezwykle ważny dla pomyślnego funkcjonowania biura, co może dawać poczucie spełnienia i ważności.
Wady pracy jako office manager:
- Stres – zajmowanie stanowisk kierowniczych często wiążą się ze znacznym stresem. Może to wynikać z ciągłego balansowania pomiędzy wieloma zadaniami tzw. multitasking, rozwiązywania nagłych problemów, czy zarządzania konfliktami.
- Wysokie oczekiwania – wobec osób zarządzających często stawiane są wysokie wymagania, zarówno ze strony zarządu, jak i pracowników. Może to oznaczać presję na osiąganie wyników i ciągłe dostarczanie wysokiej jakości pracy.
- Długie godziny pracy – w zależności od specyfiki firmy, mogą być wymagane od Ciebie nadgodziny, zwłaszcza podczas realizacji dużych projektów czy w okresach intensywnego obciążenia pracy.
- Brak równowagi między życiem prywatnym a zawodowym – ze względu na wymagania czasowe i presję związaną z rolą, niektórzy office managerzy mogą mieć trudności z zachowaniem równowagi między życiem zawodowym a prywatnym tzw. work life balance.
Office manager – zarobki
Jeśli rozważasz posadę kierownika biura z pewnością zastanawiasz się, ile zarabia office manager? Na wysokość wynagrodzenia wpływa wiele czynników:
- lokalizacja;
- wielkość firmy;
- doświadczenie w zarządzaniu biurem;
- poziom wykształcenia;
- posiadanie certyfikatów;
- ukończenie kursów i szkoleń.
Jak podaje portal wynagrodzenia.pl mediana zarobków na tym stanowisku wynosi 6280 zł brutto (dane z lutego 2024 roku).
Pensja kierownika biura może oscylować w okolicach średniej krajowej, ale może też być kilka tysięcy wyższa – wszystko zależy od tego, gdzie podejmiesz zatrudnienie.
Jak zostać kierownikiem biura?
Choć najczęściej stanowiska kierownicze wymagają posiadania dyplomu uczelni wyższej, to w przypadku office managera zwykle wystarczające jest wykształcenie średnie. Oczywiście ukończenie wyższego stopnia edukacji jest zawsze mile widziane – najlepiej jeśli jest to jeden z takich kierunków, jak:
- marketing i zarządzanie;
- administracja;
- prawo;
- ekonomia;
- zarządzanie informacją.
Pozwalają one zdobyć odpowiednią wiedzę i kompetencje ułatwiające wykonywanie obowiązków office managera.
Jesteś już kierownikiem biura, ale posiadasz wykształcenie średnie? Mimo wszystko warto, abyś pomyślał o dalszym kształceniu się np. w ramach kursów i szkoleń. To pozwoli Ci zdobyć awans, a w konsekwencji wyższe zarobki.
Jakie umiejętności i predyspozycje powinien posiadać office manager?
Office manager powinien posiadać odpowiednie kompetencje miękkie i twarde pozwalające na sprawną i bezproblemową organizację pracy biura. Wśród wymaganych przez pracodawców kwalifikacji zawodowych znajdziesz przede wszystkim:
Koordynator biura – jakie kompetencje miękkie?
- Umiejętność prowadzenia negocjacji;
- umiejętność pracy zespołowej;
- zdolność ustalania priorytetów;
- umiejętność kierowania zespołem;
- zorientowanie na szczegóły;
- elastyczność.
Koordynator biura – jakie kompetencje twarde?
- Biegłość w obsłudze urządzeń biurowych (drukarki, faksy, telefony, systemy telekonferencyjne);
- umiejętność korzystania z oprogramowania biurowego;
- znajomość przepisów prawnych;
- zarządzanie budżetem;
- zarządzanie danymi i dokumentacją;
- umiejętność szybkiego pisania na klawiaturze;
- znajomość języka angielskiego.
Gdzie może pracować office manager?
Kierownik biura potrzebny jest zarówno w dużych, jak i w mniejszych firmach związanych praktycznie z wszystkimi branżami, dlatego nie powinieneś mieć problemu ze znalezieniem zatrudnienia. Prywatne przedsiębiorstwa, korporacje, instytucje publiczne, biura handlowe, placówki medyczne, kancelarie prawne – wszędzie tam możesz wysłać swoje CV.
Inną możliwością jest założenie własnej działalności gospodarczej i świadczenie swoich usług rozmaitym odbiorcom.
Office manager praca – jak szukać?
Aby znaleźć pracę jako kierownik biura zajrzyj na popularne portale ogłoszeniowe:
- pracuj.pl
- Indeed;
- praca.money.pl;
- OLX
W kategorii praca biurowa znajdziesz wiele ofert odpowiadających Twojemu zapytaniu.
Warto także zadbać o networking, czyli budować swoją sieć kontaktów biznesowych np. poprzez profil na LinkedIn, który może okazać się Twoją świetną wizytówką.
Interesuje Cię praca zdalna? A może szukasz zatrudnienia w konkretnym mieście? Ułatw swoje poszukiwania wpisując w wyszukiwarkę Google sprecyzowane frazy np. praca office manager Warszawa, office manager Kraków, office manager Warszawa.
Jak napisać CV managera?
Udowodnij, że jesteś idealnym kandydatem na stanowisko office managera tworząc profesjonalne CV!
Twoja aplikacja powinna pokazywać, że wiesz, co to dobra organizacja, dlatego zadbaj o odpowiednią strukturę i rozkład kluczowych sekcji:
- Podsumowanie zawodowe w CV
- Doświadczenie w CV
- Umiejętności w CV
- Wykształcenie w CV
- Zainteresowania w CV
Po drugie upewnij się, że Curriculum Vitae jest dopasowane do oferty pracy, tzn. konkretnie odpowiada na wymagania konkretnego ogłoszenia. I najważniejsze – pamiętaj o aktualnej Klauzuli RODO.
Przeraża Cię myśl o żmudnym i czasochłonnym formatowaniu CV? Czy wiesz, że jest na to prosty sposób? Wypróbuj Kreator CV online! Znajdziesz w nim szeroki wybór nowoczesnych szablonów, które wystarczy uzupełnić informacjami o sobie. Nie musisz już martwić się układem sekcji czy formatowaniem dokumentu – program zrobi to za Ciebie – Twoim zadaniem jest jedynie dbałość o zawartość merytoryczną dokumentu.
Bez względu na to czy dopiero wkraczasz na rynek pracy, chcesz zaktualizować obecny życiorys, czy postawiłeś na przebranżowienie – Kreator CV jest dla Ciebie. Zawiera on profesjonalne wzory CV odpowiednie dla każdej branży i stanowiska.
Zobacz przykładowe CV managera!
Wygeneruj CV!
Stwórz CV!
Skonfiguruj CV!
Jak przygotować się do rozmowy kwalifikacyjnej?
Aby uniknąć najczęściej popełnianych błędów podczas rozmowy kwalifikacyjnej warto się do niej odpowiednio przygotować:
- Poznaj misję, wizję i wartości firmy, do której aplikujesz. Wiedza ta nie tylko pomoże Ci lepiej zrozumieć, czego od Ciebie oczekuje pracodawca, ale także pokaże rekruterowi, że jesteś zainteresowany i zaangażowany.
- Przeczytaj dokładnie opis stanowiska i zrozum stawiane wymagania i oczekiwania. Pomyśl o swoich umiejętnościach, doświadczeniu, kwalifikacjach oraz słabych i mocnych stronach, które są najbardziej istotne dla tej roli, i bądź gotowy do omówienia ich podczas rozmowy.
- Przygotuj odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania na rozmowie kwalifikacyjnej, takie jak “opowiedz o sobie”, “dlaczego chcesz pracować w naszej firmie” czy “opowiedz o sytuacji, w której musiałeś/musiałaś pokazać swoje umiejętności rozwiązywania problemów”.
- Trenuj przeprowadzenie rozmowy kwalifikacyjnej z przyjacielem lub członkiem rodziny. Ćwiczenie pomoże Ci poczuć się bardziej komfortowo podczas prawdziwej rozmowy.
- Zadbaj o profesjonalny dress code – nawet jeśli rozmowa kwalifikacyjna odbywa się online, ważne jest, aby prezentować się profesjonalnie.
- Spróbuj zrelaksować się przed rozmową, przygotuj wszystko z wyprzedzeniem, aby uniknąć niepotrzebnego stresu.
Sprawdź dodatkowo:
Format CV – jak poprawnie sformatować CV?
Zwolnienie z pracy – co robić? Jakie prawa ma pracownik?
Pracownik administracyjno biurowy – zakres czynności pracownika biurowego
Zakres obowiązków pracownika – co to? [wzór zakresu obowiązków]
Awans zawodowy – czym jest i jak go zdobyć?
Przykładowe CV
Pracoholizm – skutki i objawy przepracowania
Customer service – na czym polega customer service i jak rozpocząć pracę?
Resume – co oznacza po polsku? Czym różni się od CV?
PPK – co to i czy warto? Jak wygląda rezygnacja z PPK?
Szablony CV
Przychód a dochód – czym się różnią?
Technika pomodoro – jak działa metoda pomodoro i czy jest skuteczna?
Analiza SWOT – analiza SWOT firmy, szanse i zagrożenia
CV naukowe – jak napisać życiorys naukowy?
Kompetencje kluczowe – jakie kompetencje są kluczowe według Rady UE?
